Statuts

Belgian Maintenance Association asbl - BEMAS asbl

Avenue des Arts 6-9, 1210 Bruxelles

Numéro d’entreprise : 0438.509.878

Constituée le 20 mars 1989, statuts originaux publiés aux annexes du Moniteur Belge le 28 décembre 1989 sous le numéro 18303/89. L'assemblée générale de 7/12/2023, convoquée valablement et disposant du quorum requis en termes de présence et de majorité, a décidé lors de sa réunion de modifier les statuts afin de les mettre en conformité avec les dispositions légales de la loi du 23 mars 2019 portant création du Code des Sociétés et des Associations, publiée au Moniteur belge du 4 avril 2019, ci-après dénommée le CSA, et ainsi d'aboutir au texte coordonné intégral des statuts ci-dessous :

TITRE I: Dénomination - Siège social - Objet - Durée

Article 1: Dénomination

L'Association Sans But Lucratif est dénommée « BELGIAN MAINTENANCE ASSOCIATION », en abrégé « BEMAS ». Ce nom doit apparaître dans tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, ordres, sites web et autres documents, qu'ils soient sous forme électronique ou non, immédiatement précédé ou suivi des mots "association sans but lucratif" ou de l'abréviation "asbl", accompagné des informations suivantes : la désignation précise du siège de la personne morale, le numéro d'entreprise, le mot "Registre des personnes morales" ou l'abréviation "RPM", la mention du tribunal du siège de l'association, et le cas échéant, l'adresse e-mail et le site web de l'association.

Article 2 : Siège

Le siège social est situé à la région de Bruxelles-Capitale, relevant de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles., et relève de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. Il peut être transféré sur décision de l'Assemblée Générale dans tout autre lieu en Belgique, conformément aux dispositions légales prévues dans la loi du 23 mars 2019 portant création du Code des Sociétés et des Associations, publiée au Moniteur belge du 4 avril 2019, ci-après dénommée le CSA, et à condition de la publication de cette décision dans les annexes du Moniteur Belge. L'Association peut établir un ou plusieurs sièges administratifs tant en Belgique qu'à l'étranger, sur décision de l’Organe d'Administration.

Article 3 : Vision, Objectif et public cible

Vision

L’ Asset Management (la gestion des actifs) et la maintenance sont d'une importance stratégique pour la compétitivité et l'exploitation durable des entreprises et des institutions.

La gestion et la maintenance professionnelle des actifs physiques (comme des machines, des appareils, des bâtiments et des autres infrastructures) améliorent la fiabilité et augmentent la sécurité. Ceci contribue à la prospérité économique, la protection de l’homme et l'environnement, et enfin la qualité de vie de tous.

Objectif

La BEMAS a comme objectif d’aider ses membres sur la voie de l’amélioration continue de la gestion et de la maintenance des actifs physiques.

la BEMAS le fait entre autres à travers:

• la construction et gestion d’un réseau professionnel ;

• la fourniture aux membres d’un forum où ils peuvent acquérir des connaissances et partager leur expérience ;

• la dissémination des meilleures pratiques et autres connaissances dans le domaine de la maintenance et la gestion d'actifs ;

• l’organisation de formations, conférences, séminaires, soirées d’étude, visites d’usines et de salons professionnels ;

• la publication d’informations sur la maintenance et la gestion d'actifs par différents canaux de communication ;

• la mise en place de groupes de travail sur des thèmes définis dans le domaine de la maintenance et la gestion d'actifs ;

• l’encouragement de l’innovation et la participation active dans des projets de recherche dans le domaine de la gestion et de la maintenance des actifs ;

• l’encouragement des jeunes à opter pour une formation et un travail dans le domaine de la maintenance ;

• des actions ciblées pour revaloriser l'image de la gestion des actifs et de la maintenance professionnelle et mieux faire connaître ces domaines du grand public ;

• le lobbying auprès des décideurs et des responsables politiques ;

• la recherche de la reconnaissance de la discipline et des professions dans la maintenance et la gestion des actifs ;

• la mise en place et la gestion d’une certification dans le domaine de la maintenance et la gestion des actifs ;

• le maintien des relations avec des organisations similaires en Belgique et à l'étranger et la mise en place d’activités avec celles-ci ;

• la représentation de la communauté belge de la maintenance en tant que porte-parole et interlocuteur au niveau régional, national et international.

Ces objectifs peuvent être réalisés de quelque manière que ce soit. L’association peut mener toutes les actions qui sont directement ou indirectement, en partie ou totalement en rapport avec ses objectifs, ou qui permettraient de faciliter ou d'encourager la réalisation de ces mesures, y compris les activités commerciales et mesures commerciales associées, dans la mesure où le produit de ces dernières activités est intégralement affecté à la réalisation de son objet. Ainsi, l’association peut, entre autres, louer, acheter, ou acquérir des droits sur des biens immobiliers, accorder une aide juridique, financière ou autre, y compris fournir des garanties, en Belgique ou à l’étranger. L’association peut dans de nombreuses façons collaborer avec ou participer dans des associations ou institutions avec un objet similaire ou apparenté, ou susceptibles de contribuer à la réalisation ou au développement de ses objectifs.

L’Organe d’Administration est compétent pour interpréter la nature et l’étendue de l’objet de l‘association.

Public cible

Notre public cible se compose, entre autres, comme suit :

• Les entreprises industrielles avec leur département de maintenance, le service technique et/ou l’équipe responsable de la gestion des actifs, et toutes les autres parties prenantes ;

• Les institutions et entreprises publiques qui possèdent ou gèrent des actifs physiques ;

• Les entreprises du secteur tertiaire avec leurs services techniques et facilitaires ;

• Les entreprises de maintenance et les preneurs d’ordre en maintenance ;

• Les constructeurs, distributeurs et prestataires de services techniques avec leur service après-vente ;

• Les fournisseurs et développeurs de solutions, d'applications, de produits, de matériaux et de services liés à la maintenance ;

• Les prestataires de formations et les établissements d’enseignement proposant une offre de formation et /ou un intérêt dans le domaine de la maintenance.

• Les parties prenantes et les particuliers intéressés par la maintenance et la gestion des actifs.

Article 4 : Durée

L'Association est constituée pour une durée illimitée; elle peut être dissoute à tout moment sur décision de l’assemblée générale, conformément aux dispositions légales et statutaires à cet effet.

TITRE II : MEMBRES

Article 5 : Types de membres

L’association se compose de membres effectifs et des membres adhérents :

des membres effectifs qui sont des personnes morales ou physiques et qui disposent pleinement des droits accordés aux membres en vertu de la loi et de ces statuts, y compris le droit de vote à l’Assemblé Générale ;
des membres adhérents qui sont des personnes morales ou physiques qui disposent uniquement des droits et obligations explicitement déterminés par les présents statuts et, le cas échéant, le règlement intérieur.

L’Organe d’administration peut en outre, à des conditions à déterminer par ce dernier, admettre des personnes physiques ou morales comme membres honoraires, de garde, de soutien ou de conseil. En l’absence de conditions particulières – le cas échéant à inscrire dans le règlement d’ordre intérieur – concernant le statut de ces membres, ceux-ci sont considérés comme membres adhérents.

Tant les membres adhérents que les membres effectifs reconnaissent et acceptent les objectifs, le programme, les statuts, le règlement interne et les décisions de l'association. La plénitude de l'adhésion, y compris le droit de vote à l'assemblée générale, est réservée aux membres effectifs et non aux membres adhérents. Les dispositions statutaires ou autres (le cas échéant) relatives aux droits et obligations des membres adhérents peuvent être modifiées sans consultation ni autorisation des membres adhérents.

Les règles statutaires ou autres (le cas échéant) concernant les droits et obligations des membres adhérents peuvent être modifiées sans consultation ni consentement de ces membres adhérents.

Une modification des statuts en vue de la révision des catégories des membres, ainsi que les droits et obligations qui en résultent ne sont acceptés qu’après l’approbation de l’Assemblée générale à la majorité des deux tiers des voix présentes ou représentées.

Dans les présents statuts, Les termes génériques "membre" et "membres" font référence aussi bien aux membres effectifs qu’aux membres adhérents.

Article 6 : Nombre de membres et de registres

Le nombre de membres effectifs ne peut être inférieur à cinq.

L’identité, le domicile ainsi que le siège social des membres effectifs, de même que leur date d’adhésion et leur révocation éventuelle ou exclusion sont enregistrés et conservés par l’Organe dans le registre des membres effectifs. Ces données seront stockées au siège de l’association et disponibles pour consultation (et éventuellement l’établissement de copies) par les personnes dûment autorisées.

Tous les membres ont le droit de consulter le registre des membres au siège de l'association. À cette fin, ils adressent une demande écrite par lettre ou par e-mail à l'organe d'administration avec lequel ils conviennent d'une date et d'une heure pour la consultation du registre. L'association peut tenir le registre des membres sous forme électronique, dans les conditions prévues par le CSA.

Article 7 : Admission en tant que membre

Pour que l’adhésion soit effective, le membre candidat doit remplir les conditions d’entrée suivantes :

Avoir fait sa demande d’admission comme membre effectif ou adhérent par écrit, avec mention de l’identité complète, de l’adresse et le cas échéant du siège social et son représentant;
S’il s’agit d’une personne morale, celle-ci doit avoir pris en interne les décisions nécessaires et le représentant doit disposer des pouvoirs nécessaires pour demander l’adhésion et intervenir en cette qualité ;
Souscrire à l’objet de l’Association;
Etre en règle au niveau des cotisations pour l’année en cours ;
Avoir reçu une confirmation de l’acceptation de l’adhésion.

L'Organe d'administration peut décider discrétionnairement de ne pas accorder l'adhésion, sans obligation de motivation ni possibilité de recours. En cas de refus, la cotisation éventuellement déjà payée pour l'année de travail en cours sera remboursée au candidat membre.

Un membre adhérent peut demander à changer de statut et à devenir membre effectif à tout moment. Un membre effectif peut demander à tout moment à l’Organe d’administration le statut de membre adhérent et ce changement ne peut lui être refusé.

Le statut de membre effectif ou adhérent implique l’acceptation totale des statuts, le cas échéant du règlement d’ordre intérieur, et de toutes les décisions prises conformément aux statuts et au règlement d’ordre intérieur, ainsi que le respect de toutes les obligations qui y sont incluses.

Article 8 : Démission d’un membre effectif

Les membres effectifs ont la possibilité de se retirer de l’Association à tout moment au cours d'une année d'activité ou pour l'année civile à venir en envoyant un préavis écrit par lettre postale ou par e-mail avec accusé de réception à l’association, prenant effet après huit jours suivant sa réception par l’Organe d’administration. La démission n'entraîne pas le droit au remboursement des cotisations dues ou déjà payées, ni d'autres montants.

Tout membre effectif qui omet de payer sa cotisation annuelle dans le mois suivant un rappel à cet effet, envoyé par lettre ou par e-mail au membre, mentionnant cette disposition, est considéré comme démissionnaire.

Si, en raison de la démission d'un membre effectif, le nombre de membres effectifs passe en dessous du nombre minimum légal ou statutaire, la démission est suspendue jusqu'à ce qu'un nouveau membre effectif soit affilié à l'association. Si cela n'est pas le cas dans un délai d'un an, l'association doit procéder à la dissolution de l'association.

Article 9 : Démission d’un membre adhérent

Les membres adhérents sont libres de mettre fin à leur adhésion à tout moment au cours d'une année d'activité ou pour l'année civile à venir en notifiant par écrit à l’association. Les membres adhérents sont libres de se retirer de l'association à tout moment au cours d'une année d'activité ou pour l'année civile à venir, en notifiant leur démission par lettre postale ou par e-mail à l'association. La démission n'entraîne pas le droit au remboursement des cotisations dues ou déjà payées, ni d'autres montants.

Tout membre adhérent qui omet de payer sa cotisation annuelle dans le mois suivant un rappel à cet effet, envoyé par lettre ou par e-mail au membre, mentionnant cette disposition, est considéré comme démissionnaire.

Article 10 : Suspension et exclusion d’un membre

L’exclusion d’un membre doit être votée par l’Assemblée générale par la majorité des deux tiers des membres présents et représentés. La décision de l’Assemblée générale est discrétionnaire et sans obligation de motivation ni possibilité de recours.

Sans limitations, une infraction aux statuts, au règlement d’ordre intérieur et / ou à l’ordre public, aux bonnes mœurs et / ou une infraction à toute disposition légale ou réglementaire de telle nature qu'elle remet raisonnablement en question la confiance de l'association dans ce membre, et / ou des interventions contraires à l'intérêt de l'association représentent un motif d’exclusion.

Article 11 : Droits et obligations après démission ou exclusion

Les membres démissionnaire ou exclus, de même que les créanciers, héritiers ou ayants droit du membre effectif ou adhérent décédé, démissionnaire, exclus ou en faillite n’ont aucun droit sur les actifs de l’association à moins que cela ne soit expressément spécifié dans un accord spécial conclu avec l’association. Ils ne peuvent demander ni exiger l’accès aux relevés de compte ou aux comptes, et ne peuvent pas non plus exiger le remboursement des contributions, de scellés ou un inventaire.

Dans les quinze jours suivant l’expiration de leur statut de membre effectif ou adhérent de l’association, les membres concernés doivent restituer à l’association tous les biens de celle-ci encore en leur possession, sauf dérogation expresse dans un accord spécial passé avec l’association.

Le membre effectif ou adhérent, démissionnaire ou exclu, est contraint de verser les contributions de l’année civile en cours. Ce membre n’a pas droit au remboursement total ou partiel d’actifs ou de toutes les cotisations éventuellement déjà versées.

Article 12 : Représentation des personnes morales - membres effectifs auprès de l’association

Une personne morale est représentée comme membre de l’association, par une personne physique dûment autorisée à cet effet, ayant le pouvoir de voter au nom de cette personne morale à l'assemblée générale et/ou, le cas échéant, à l'Organe d'administration.

Article 13 : Consultation

Tous les membres effectifs peuvent consulter, au siège social de l’association, (en plus du registre des membres), les procès-verbaux et décisions de l’Assemblée générale, de l’Organe d’administration ainsi que tous les documents comptables de l’association sur simple demande motivée adressée à l’Organe d’administration.

Article 14 : Obligations des membres concernant les engagements de l'association

Les membres n'assument aucune obligation individuelle en ce qui concerne les engagements de l'association.

Ils n’ont de plus aucun droit sur la totalité ou une partie du patrimoine de l’association.

Article 15 : Cotisation annuelle

L'Organe d'administration fixe le montant de la cotisation annuelle, qui ne peut pas dépasser le montant de 5.000 euros (cinq mille euros) après ajustement du montant en fonction de l'évolution des prix à la consommation par rapport à l'indice des prix à la consommation de janvier 2023.

L’adhésion est valable pour une année civile et automatiquement renouvelée le 1er janvier de chaque année, sauf démission écrite notifiée par lettre ou par e-mail au plus tard le 31 décembre de l'année civile précédente. La date du cachet de la poste de la lettre ou de l'envoi de l'e-mail fait foi. En l’absence de démission en temps opportun, le membre concerné sera tenu de payer la cotisation pour l'année civile. Les cotisations dues ou payées ne sont ni entièrement ni partiellement remboursables.

TITRE III : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Article 16 : Composition

L’assemblée générale est composée de tous les membres effectifs.

Les membres effectifs ont droit de vote, dans la mesure où leurs cotisations, pour l’année en cours, sont payées. Chaque membre effectif dispose d’une voix.

Les membres adhérents sont invités à l’assemblée générale, mais n’ont pas droit au vote ni à aucun autre droit.

Un membre effectif peut se faire représenter par un autre membre effectif pour assister à l’assemblée, mais un membre effectif ne peut représenter que trois autres membres effectifs au maximum. Une personne morale ne peut être représentée en tant que membre effectif à l’assemblée générale que par une seule personne physique, conformément à l’article 12.

Article 17 : Pouvoirs et compétences de l’assemblée générale

L’assemblée générale dispose des pouvoirs qui lui sont expressément attribués par la loi et les présents statuts.

Ses compétences comprennent notamment:

La modification des statuts ;
La nomination et la révocation des administrateurs ;
Le cas échéant, la nomination et la révocation du Commissaire et la détermination de la rémunération ;
La décharge des administrateurs et du Commissaire, et le cas échéant, l'introduction d'une action en responsabilité contre eux ;
L'approbation du budget et des comptes annuels ;
La dissolution volontaire de l'association ;
L'exclusion des membres ;
La transformation de l'association en AISBL, une société coopérative, une société coopérative reconnue comme entreprise sociale ou en une société à responsabilité limitée reconnue comme entreprise sociale ;
L'accomplissement ou l'acceptation d'une apport en nature d'un ensemble de biens ;
Tous les autres cas ou les statuts ou le CSA l'exigent.

Article 18 : Assemblée générale ordinaire annuelle - Assemblées générales extraordinaires

L’assemblée générale ordinaire se tient au moins 1 (une) fois par an pour l’approbation des comptes et du budget. Celle-ci a lieu au plus tard le 30 juin au siège social ou en tout autre lieu choisi par l’Organe d’administration et indiqué dans la convocation. Tous les membres effectifs y sont invités.

L'assemblée générale est convoquée par décision de l’Organe d’administration, du président, ou du vice-président en cas d’absence ou d’empêchement du président, ou par le doyen de l’Organe d’administration en cas d’absence du président ou du vice-président.

Une assemblée générale peut être convoquée aussi souvent que nécessaire pour les intérêts de l’association. L'Organe d'administration convoque également l'Assemblée Générale dans les cas prévus par la loi ou les statuts, ou lorsque au moins un cinquième des membres effectifs le demande. Le cas échéant, le Commissaire peut convoquer l'assemblée générale. Il doit la convoquer lorsque l'un cinquième des membres effectifs de l'association le demande. L'organe d'administration ou, le cas échéant, le Commissaire, convoque l'assemblée générale dans un délai de 21 (vingt et un) jours à compter de la demande de convocation, et l'assemblée générale a lieu au plus tard le 40ème (quarantième) jour après cette demande, sauf disposition contraire des statuts.

Article 19 : Convocation et ordre du jour

Les convocations à l’assemblée générale doivent être envoyées par l’Organe d’administration par courrier ordinaire ou e-mail à chaque membre effectif, aux membres de l'Organe d'administration et le cas échéant au Commissaire, au minimum 15 (quinze) jours avant la réunion et doivent indiquer la date, heure, lieu et ordre du jour de la réunion..

Les points à l'ordre du jour de l'assemblée générale sont déterminés par l'Organe d'administration. La convocation à une assemblée générale ordinaire mentionne obligatoirement à l’ordre du jour un rapport sur le fonctionnement de l'association, la discussion et l'approbation des comptes annuels de l'exercice précédent, la décharge des administrateurs de leur responsabilité pour d'éventuelles erreurs de gestion ordinaires, l'approbation du budget de l'exercice suivant, et le cas échéant la (ré)nomination du Commissaire.

De plus, toute proposition déposée par écrit au moins un jour avant la réunion et signée par au moins un vingtième des membres effectifs, doit également figurer à l'ordre du jour de l'assemblée générale. L’Assemblée générale ne peut décider que des questions à l’ordre du jour, sauf si tous les membres effectifs sont présents à l'assemblée générale et que chaque membre effectif est d'accord avec le point supplémentaire de l'ordre du jour. À la demande des membres, des administrateurs et du Commissaire, une copie des documents qui doivent être soumis à l'Assemblée Générale en vertu du CSA est envoyée immédiatement et gratuitement.

L'Organe d'administration peut offrir aux membres effectifs la possibilité de participer à distance à une assemblée générale au moyen d'un moyen de communication électronique mis à disposition par l'association. En ce qui concerne le respect des conditions de présence et de majorité, les membres effectifs qui participent de cette manière à l'assemblée générale sont réputés présents à l'endroit où se tient l'assemblée générale. La convocation à l'Assemblée générale doit, le cas échéant, contenir une description claire et précise des procédures de participation à distance. La participation électronique à distance doit se conformer aux dispositions du CSA (voir art. Art. 9:16/1). Le vote à distance par voie électronique avant l'assemblée générale n'est pas autorisé.

Les membres effectifs peuvent également prendre toutes les décisions relevant de la compétence de l'Assemblée Générale par écrit (sans se réunir), à l'exception des modifications des statuts, à condition d'unanimité. En cas de prise de décision écrite de cette nature, les formalités de convocation ne doivent pas être remplies. Les membres de l'Organe d'administration et, le cas échéant, le Commissaire, peuvent demander à prendre connaissance de ces décisions écrites.

Article 20 : Composition et majorité

Sauf disposition légale ou statutaire plus stricte, l’Assemblée générale est dûment constituée quel que soit le nombre de membres effectifs, et les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées. Chaque membre effectif de l'Assemblée générale a un droit de vote égal. Les abstentions ne sont pas prises en compte dans le nombre de voix exprimées, que ces voix soient positives ou non, mais elles peuvent être prises en compte pour les éventuelles exigences de quorum. En cas de parité des voix, celle du Président est prépondérante.

Les membres effectifs qui ne peuvent pas être présents à la réunion peuvent être représentés par un autre membre effectif, à condition qu'un membre effectif ne puisse détenir plus d'une procuration.

Pour décider d'une modification des statuts de l'association, au moins 2/3 des membres doivent être présents ou représentés. Si le quorum n’est pas atteint lors de la première Assemblée générale dûment convoquée, une seconde réunion ne pourra se tenir que dans les quinze jours après que la convocation ait été envoyée et ne pas dans les premiers 15 (quinze) jours après la première Assemblée générale y consacrée. Les décisions seront sans appel, quel que soit le nombre de membres effectifs présents ou représentés à cette assemblée. Une modification des statuts nécessite une majorité de 2/3 des membres effectifs présents ou représentés. Cependant, si la modification des statuts concerne l'objet ou le but non lucratif de l'association, elle n'est adoptée que si elle obtient 4/5 des voix exprimées.

L’Organe d'administration a le pouvoir d’inviter toute autre personne en qualité d'observateur ou de conseiller ou autre, mais sans droit de vote, à l'Assemblée générale ou une partie de celle-ci.

La réunion est présidée par le président de l’Organe ou par son vice-président, si le président est absent. Si ni le président et son vice-président ne sont présents, c’est au doyen de l’assemblée de présider.

Article 21 : Procès-verbaux de l'assemblée générale et résolutions

Les procès-verbaux d'une assemblée générale sont signés par les membres du Bureau (qui est constitué à chaque début de l'Assemblée générale par au moins 2 membres effectifs présents en personne) et par les membres effectifs qui en font la demande. Les copies destinées à des tiers sont signées par un ou plusieurs membres du Bureau ayant le pouvoir de représentation ou par d'autres personnes désignées à cet effet par l'Assemblée Générale. Les résolutions de l’Assemblée Générale sont inscrites dans un registre spécial des procès-verbaux, et signées par au moins deux administrateurs. Ce registre est conservé au siège social de l’association où tous les membres peuvent en prendre connaissance, sans la possibilité de l’emporter ou de le déplacer, et ce sur simple demande écrite adressée à l’Organe d’administration. Une copie de ces résolutions peut-être communiquée par l’Organe aux tiers ou membres intéressés par lettre ou e-mail.

Toute modification des statuts doit être aussitôt déposée dans sa version coordonnée auprès du greffier du tribunal de commerce , qui se charge de sa publication dans les annexes du Moniteur belge, conformément au CSA. Ceci vaut également pour tous les actes relatifs à la nomination et à la fin du mandat des administrateurs et le cas échéant du Commissaire. De même, les comptes annuels approuvés doivent également être déposés à la Banque nationale ou, si applicable, au greffe, le plus tôt possible et au plus tard 30 jours après l'approbation.

TITRE IV : ORGANE D’ADMINISTRATION

Article 22 : Administration et pouvoirs de l’Organe d’administration

L’association est gérée par un Organe d’administration. L’Organe d’administration a les pouvoirs les plus étendus pour prendre toutes les mesures administratives ou décisionnelles intéressant l'association.
L’Organe d’administration représente l’association, extrajudiciairement et en justice. L’Organe d’administration a les pouvoirs pour toutes les affaires et compétences concernant l’association non attribuées par le CSA ou les présents statuts à l’Assemblée Générale.

L'Organe d'Administration représente l'association, tant en dehors qu'en justice. L'Organe d'Administration est compétent pour toutes les affaires et pouvoirs concernant l'association qui ne sont pas attribués à l'Assemblée Générale par le WVV (Code des sociétés et des associations) ou par ces statuts.

L'Organe d'Administration gère les affaires de l'association et la représente en justice et à l'extérieur. L'Organe d'Administration agit comme demandeur et défendeur dans toutes les procédures judiciaires et décide de l'opportunité de recourir ou non aux voies de recours.

L'Organe d'Administration établit tous les règlements internes qu'il estime nécessaires et utiles en élaborant et en modifiant un Règlement Intérieur.

L'Organe d'Administration conclut également tous les contrats de travail et les contrats de prestations rémunérées, et y met fin. L'Organe d'Administration détermine leur activité, leur rémunération ou leur indemnité.

Article 23 : Composition de l’Organe d’administration

L’Organe d’administration est composé d’au moins 3 (trois) administrateurs. Le nombre d’administrateurs doit être inférieur à tout moment au nombre de membres effectifs.

Seuls les membres effectifs ou représentants d’un membre effectif peuvent être nommés administrateurs. Lorsqu'une personne morale assume un mandat de membre de l’Organe d'administration, elle désigne une personne physique comme représentant permanent chargé d'exécuter ce mandat au nom et pour le compte de la personne morale.

Les administrateurs sont nommés pour une période indéterminé par l'Assemblée Générale à la majorité simple des voix exprimées.

Le mandat d'un administrateur prend fin en cas de décès ou d'incapacité de l'administrateur, de démission volontaire de l'administrateur ou de révocation du mandat par l'Assemblée Générale.

Les administrateurs peuvent être révoqués à tout moment sur décision de l’Assemblée Générale à la majorité simple des voix exprimées. Cette décision est souveraine et discrétionnaire, sans aucune obligation de motivation.

Un administrateur démissionnant de son plein gré est tenu d'en avertir par écrit à l’Organe d'administration. La démission prend effet immédiatement, sauf si l'administrateur occupe le poste de président, de vice-président, de secrétaire ou de trésorier, ou si sa démission réduit le nombre d'administrateurs en dessous du minimum fixé par les statuts, du fait de cette démission. Dans ce dernier cas, l’Organe d’administration doit procéder dès que possible et dans un mois au plus à compter de la démission à un appel à des candidatures et à l'organisation d'une Assemblée Générale avec pour point obligatoire à l'ordre du jour l'élection d’un nouvel administrateur en remplacement de l’administrateur démissionnaire, qui reste alors en fonction jusqu'à cette date. Lorsqu'un administrateur occupant le poste de président, de vice-président, de secrétaire ou de trésorier démissionne, la démission ne prend effet qu'après que l’ Organe d'administration a assuré le remplacement du mandat en question. Les administrateurs démissionnaires sont éligibles à un nouveau mandat d'administrateur dans la mesure où ils en expriment la candidature.

La fonction d’administrateur est non rémunérée.

Les décisions de nomination des membres de l’Organe d’administration et portant sur la fin de leur mandat sont présentées et rendues publiques conformément aux dispositions légales applicables.

Article 24 : Fonctionnement et responsabilité de l’Organe d’administration

L’Organe d’administration prend des décisions et exerce ses compétences en qualité de collège.

L’Organe d’administration choisit parmi ses membres un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier, uniquement nommés pour la durée de leur mandat administratif et qui en dépendent. Ils sont rééligibles et peuvent être démis à tout moment de leurs fonctions par l’Organe d'administration et avec 2/3 des voix. La démission d’une fonction peut toujours être soumise à l’Organe d’administration. Le vice-président doit provenir de préférence d’une autre communauté linguistique (communauté flamande, française ou germanophone) que le président. Le président peut occuper ses fonctions durant au maximum deux périodes consécutives de 4 (quatre) ans. En l’absence d’un nouveau président ou vice-président élu, le mandat respectif du président ou vice-président en place est reconduit pour une période d’un an.

Le Président peut déléguer la présidence de la réunion de l’Organe d’administration sur une base ponctuelle au vice-président. En cas d’empêchement du président, ses fonctions sont assumées par le vice-président ou l'administrateur dont la présence est la plus ancienne.

Le mandat de l’administrateur est individuel. En cas d’absence d’un administrateur, celui-ci peut se faire représenter par un autre administrateur. Ce dernier doit être en possession d’une procuration dûment signée et datée. Un administrateur ne peut représenter qu’un seul autre administrateur.

L’Organe d’administration est convoqué au moins tous les 4 (quatre) mois. Il se réunit chaque fois que les besoins de l'association l'exigent et à la demande de deux administrateurs.

Les convocations sont envoyées par le Président, le Secrétaire ou à la demande de l'un d'entre eux par la gestion journalière, , par courrier ou E-mail, au moins 15 (quinze) jours calendaires avant la date de la séance. Elles présentent l’ordre du jour, et la date et le lieu où aura lieu la réunion. Les pièces à examiner par l’Organe d’administration y sont jointes. Si ces pièces étaient exceptionnellement indisponibles au moment de la convocation, elles doivent pouvoir être consultées avant la réunion de l’Organe d’administration.

Le président, le vice-président ou deux administrateurs agissant conjointement peuvent réclamer à tout moment une décision écrite de l’Organe d’administration par lettre normale ou par e-mail. De propositions pour prendre une décisions écrites, ne sont acceptées que si tous les administrateurs ont été mis au courant et que si plus que la moitié du nombre d’administrateurs approuve la proposition de prendre une décision écrite. Les décisions de l’Organe d'administration peuvent seulement être prises par écrit, à condition que tous les membres de l’Organe d’administration aient été informés de ce procédé et invités à voter. Les décisions écrites de l'Organe d'administration ne peuvent être prises que à l'unanimité de tous les administrateurs.

Sauf dispositions plus strictes du CSA ou des présents statuts, les décisions prises au sein de l’Organe d’administration sont valides lorsqu’elles le sont à la majorité simple des voix exprimées, indépendamment du nombre d’administrateurs présents et représentés, à condition que ce nombre représente au moins la moitié du nombre total d'administrateurs.. Les abstentions ne sont pas prises en compte, ni pour le nombre de voix exprimées, ni comme voix positives ou négatives, mais elles sont prises en compte pour les exigences de quorum. En cas de parité des voix, la voix du président ou celle de son remplaçant est prépondérante. Chaque administrateur a une voix.

L'Organe d'Administration peut se réunir physiquement, par voie électronique ou sous forme mixte, tant que le caractère collégial est respecté. En ce qui concerne le respect des conditions de présence et de majorité, les administrateurs qui participent de manière interactive à la réunion de l'Organe d'Administration par voie électronique sont réputés présents à l'endroit où se tient la réunion. La convocation à la réunion doit, le cas échéant, contenir une description claire et précise des procédures de participation à distance. La participation électronique à distance doit se conformer aux dispositions du CVA. Le vote à distance avant la réunion par voie électronique n'est pas autorisé.

L’Organe d’administration peut inviter à ses réunions toute personne dont la présence lui semble nécessaire selon les besoins, et uniquement à titre consultatif.

Lorsque l'Organe d'administration doit prendre une décision ou se prononcer sur une opération relevant de sa compétence, dans laquelle un administrateur a un intérêt direct ou indirect d'ordre patrimonial incompatible avec l'intérêt de l'association, l'administrateur concerné doit en informer les autres administrateurs avant que l'Organe d'administration ne prenne une décision. Sa déclaration et son explication sur la nature de cet intérêt incompatible sont consignées dans le compte rendu de la réunion de l'Organe d'Administration chargée de prendre la décision. L'Organe d'administration n'est pas autorisé à déléguer cette décision.

L'administrateur ayant un conflit d'intérêts ne peut pas participer aux délibérations de l'Organe d'administration sur ces décisions ou opérations, ni au vote à ce sujet. Si la majorité des administrateurs présents ou représentés ont un conflit d'intérêts, la décision ou l'opération est soumise à l'Assemblée Générale; si l'Assemblée Générale approuve la décision ou l'opération, l'Organe d'administration peut les exécuter.

Cette procédure ne s'applique pas lorsque les décisions de l'Organe d'administration portent sur des opérations courantes qui ont lieu dans les conditions et sous les garanties qui sont couramment observées sur le marché pour des opérations similaires.

Étant donné que l'Organe d'administration forme un collège, ses administrateurs sont solidairement responsables des décisions ou omissions de ce collège. Un administrateur est libéré de la responsabilité solidaire pour un acte de gestion spécifique s'il a indiqué lors de la réunion de l'Organe d'Administration qu'il n'était pas d'accord avec l'acte en question (avant qu'il ne soit pris), et cela est consigné dans le procès-verbal de la réunion.

Les administrateurs ne sont pas personnellement responsables des erreurs ou dommages subis par l'association, sauf en cas de négligence grave, d'action intentionnelle ou de mauvaise gestion. La négligence grave est une forme grave de négligence qui ne peut pas être justifiée par des circonstances imprévues ou par le fait que l'administrateur n'avait pas les connaissances ou l'expérience nécessaires. L'action intentionnelle consiste à agir dans le but de causer un préjudice. La mauvaise gestion consiste à ne pas respecter les obligations légales ou statutaires d'un administrateur.

Les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle en ce qui concerne les engagements de l'association. Les administrateurs ne sont responsables que des décisions, des actes ou des comportements qui se situent manifestement en dehors de la marge dans laquelle des administrateurs normalement prudents et diligents, placés dans les mêmes circonstances, pourraient raisonnablement diverger d'opinion, et la responsabilité des administrateurs est limitée à l'exercice du mandat qui leur a été confié. Toutefois, cela n'affecte pas les dispositions légales applicables à cet égard.

Article 25 : Procès-verbaux des réunions de l’Organe d’administration

Des procès-verbaux sont établis des réunions de l’Organe d’administration. Les procès-verbaux des réunions de l'Organe d'Administration sont signés par le président ou le secrétaire et les administrateurs qui le demandent ; les copies destinées à des tiers sont signées par un ou plusieurs membres habilités de l'Organe d'Administration. Ils sont conservés avec les décisions écrites de l’Organe d’administration au siège social, où ils peuvent être consultés sur place par les membres effectifs conformément à l'article 13 des présents statuts.

Article 26 : Dons

L’Organe d’administration est habilité à accepter à titre provisoire ou définitif les dons qui ont été faits à l’association et à remplir toutes les formalités nécessaires pour leur acquisition, dans la mesure où leur valeur n'excède pas le montant de 100 000 euros (cent mille euros) ajusté en fonction de l'évolution des prix à la consommation par rapport à l'indice des prix à la consommation de janvier 2023.

TITRE V : DÉLÉGATION DE POUVOIRS – COMITÉS

Article 27 : Représentation de l'association

L'Organe d'Administration, en tant que collège, représente l'association dans tous les actes en justice et hors justice. Il représente l'association à travers la majorité de ses membres.

L'Organe d'Administration peut déléguer la responsabilité de certaines (actes) juridiques et tâches spécifiques à un ou plusieurs administrateurs ou à d'autres personnes ou entités juridiques, membres ou non de l'association, en tant que représentants, et leur attribuer des mandats ad hoc pour des tâches déterminées qu'ils peuvent exercer individuellement ou collectivement en tant que mandataires, le cas échéant.

Les représentants engagent l'association dans les limites du mandat qui leur est accordé, dont les limites sont opposables aux tiers conformément à ce qui est prévu en matière de mandat. Les représentants ne contractent aucune obligation personnelle en ce qui concerne les engagements de l'association. Cela est sans préjudice des dispositions du CSA et des arrêtés d'exécution pertinents.

L'Organe d'administration peut décider à tout moment de révoquer les représentants susmentionnés. De même, ces représentants peuvent démissionner volontairement de leurs fonctions à tout moment en présentant leur démission par écrit à l'Organe d'administration.

Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation de fonction des représentants ou des personnes (morales) chargées de la gestion journalière sont immédiatement déposés au greffe du tribunal de commerce et publiés par le greffier, avec des extraits dans les annexes au Moniteur belge, conformément aux dispositions du CSA et des arrêtés d'exécution pertinents.

Sans préjudice des autres dispositions des présents statuts, en l'absence de décisions contraires de l'Organe d'Administration nécessitant une publication dans un acte, l’association est validement représentée en justice comme extrajudiciairement par deux administrateurs agissant conjointement, l'un d'eux au moins étant le Président ou le Vice-président. Ces administrateurs n’ont à justifier vis-à-vis de tiers d’aucune décision dans ce sens ou d’aucun pouvoir.

Article 28 : Gestion journalière

L’Organe d’administration peut déléguer la gestion journalière de l'association, avec les pouvoirs de représentation associés à cette gestion, et que l’Organe d'administration peut spécifier s'il le souhaite, à un organe administratif composé d’une ou de plusieurs personnes (morales) chargées de la gestion journalière. L’Organe d’administration choisit cette personne, ces personnes, cette personne morale ou ces personnes morales parmi ses membres, ses administrateurs ou des personnes (morales) qui ne sont pas membres, et détermine également leur salaire, leur rémunération et leurs honoraires.

L'Organe d’administration peut décider à tout moment à la majorité de 2/3 de révoquer les personnes (morales) susmentionnées chargées de la gestion journalière. Les gestionnaires journaliers peuvent démissionner de leur mandat à tout moment en présentant leur démission par écrit à l'Organe d'Administration.

Lorsqu'une personne morale assume la fonction de gestionnaire journalier, elle désigne une personne physique en tant que représentant permanent chargé d'exercer cette fonction au nom et pour le compte de la personne morale.

Si la gestion journalière est confiée à différents personnes (morales), ils peuvent intervenir individuellement, conjointement ou en tant que collège, conformément aux dispositions établies à cet égard par l’Organe d’administration.

Les personnes (morales) chargées de la gestion quotidienne n’assument aucune obligation personnelle en vertu de leurs fonctions concernant des engagements propres à l’association. Ceci sans préjudice des dispositions du Code des sociétés et des associations..

Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation de fonction des personnes (morales) chargées de la gestion journalière sont immédiatement déposés au greffe du tribunal de commerce et publiés par le greffier, avec des extraits dans les annexes au Moniteur belge, conformément aux dispositions du CSA et des arrêtés d'exécution correspondants. Ces documents doivent en tout cas indiquer l'étendue des pouvoirs et, en cas de gestion journalière par plusieurs personnes (morales), préciser si elles peuvent engager et représenter l'association individuellement, conjointement ou en tant que collège.

Article 29 : Comités

L’Organe d’administration peut constituer des comités exceptionnels, que ce soit ou non en son sein, et déléguer à ces comités certaines de ses tâches ; il peut s’agir de comités régionaux, de comité direction, de comité d’audit, de comités scientifiques, de comité de rémunération, de comité stratégique, comités de programme, de comités de collaboration internationale, etc.

Le Comité de direction – si désigné – ne peut se composer que de membres de l’Organe d’administration, complétés d'un délégué (de délégués) pour l'administration quotidienne. Le Président, le Vice-président, le Secrétaire et le Trésorier font obligatoirement partie du Comité de direction.

Des membres non fonctionnaires de l'Organe d’administration peuvent être nommés en tant que membre du Comité de direction pour 4 (quatre) ans et peuvent être démis à tout moment par l’Organe d’administration, chaque fois à la majorité des deux tiers des voix exprimées. Ils sont rééligibles. Les activités de ce comité seront présentées à l’Organe d’administration. Le Comité d’administration décide le cas échéant dans un ‘acte concernant des personnes autorisées à représenter l’association’ des pouvoirs des membres du Comité de direction, s’ils décident conjointement ou collégialement, des montants limites pour lesquels le Comité de direction a le pouvoir d’engager l’association et de la durée de cette procuration. En l’absence d’un ‘acte concernant des personnes autorisées à représenter l’association’ portant sur le Comité de Direction, le Comité de direction est un organe de concertation sans mandat, sans que cela limite les mandats individuels des administrateurs en fonction.

Les autres comités peuvent se composer de membres de l’Organe d'administration et / ou de membres qui ne font pas partie de l’Organe d'administration.

Chaque comité peut inviter des tiers à ses réunions (dont des experts), en qualité d’observateur, de conseiller ou autre. Ces personnes ne disposent d’aucun droit de vote au sein du comité en question.

Pour chacun de ces comités, l’Organe d’administration détermine un règlement d’ordre intérieur particulier, uniquement applicable au comité en question.

Article 30 Autres tâches et pouvoirs du Président, du Trésorier et du Secrétaire

Le Président comme le Trésorier disposent d’une procuration sur les comptes bancaires et d'autres ressources financières de l'association. Ceux-ci peuvent à leur tour attribuer conjointement une procuration sur les comptes bancaires et d’autres ressources financières à la personne déléguée pour l’administration quotidienne ou des tiers. Le Président et le Trésorier peuvent demander ou contracter des crédits, conjointement au nom de l'association ou cette compétence peut être déléguée à l'organe d'administration par la gestion journalière.

Le Président en concertation avec le Trésorier et optionnellement des autres administrateurs qui forment alors conjointement le comité de rémunération, détermine le montant et le mode de rémunération d’employés éventuels de l’association ou le cadre dans lequel cette rémunération doit avoir lieu si le pouvoir de déterminer le montant et le mode de rémunération des employés a été délégué à la gestion journalière. Le Trésorier fixe, en concertation avec le Président, le budget pour l’année d’exploitation, tient la comptabilité conformément aux dispositions du CSA et des arrêtés d'exécution correspondants, gère les fonds et informe l’Organe d’administration à chaque réunion sur la situation financière de l’association ; ou il doit au minimum veiller à ce que ces activités soient menées par le(s) délégué(s) chargés de la gestion journalière.

Le Secrétaire est compétent pour et responsable de l’exécution des formalités de publication prescrites légalement, de la tenue d’un registre des procès-verbaux des assemblées générales et des réunions de l’Organe d’administration au siège de l’association ; ou il doit au minimum veiller à ce que ces activités soient menées par le(s) délégué(s) chargés de la gestion journalière.

TITRE VI : DISPOSITIONS DIVERSES

Article 31 : Règlement Intérieur

L'Organe d’administration est habilité à établir un Règlement Intérieur régissant tout ce qui est nécessaire ou utile au fonctionnement de l'association. Le Règlement Intérieur est conservé au siège de l'association, le cas échéant. Aucune disposition contraire aux présents statuts ou nécessitant une modification statutaire en vertu du Code des sociétés et des associations ne peut être incluse dans ce Règlement Intérieur. De plus, les dispositions du Règlement Intérieur ne peuvent porter atteinte aux droits des membres ni régir le fonctionnement de l'Assemblée Générale.

L'Organe d’administration est également compétent pour modifier le Règlement Intérieur. Lors de sa première rédaction et à chaque modification, la date de la version la plus récente du Règlement Intérieur doit être mentionnée à la fois dans le Règlement Intérieur et dans les statuts. L'Organe d’administration est autorisé à ajuster cette date dans les statuts (par publication au Moniteur belge) sans qu'une décision de l'Assemblée Générale ne soit requise à cet effet.

La date de la version la plus récente du Règlement Intérieur est : non applicable car aucun Règlement Intérieur n'a été établi à la date d'approbation de ces statuts.

Article 32 : Exercice comptable et comptabilité

L’exercice débute au 1er janvier et prend fin au 31 décembre de chaque année civile.
La comptabilité est tenue conformément au CSA ainsi qu'aux arrêtés d'exécution correspondants.

À la clôture de chaque exercice comptable, l'Organe d’administration arrête les comptes de l'année écoulée et établit le budget de l'année suivante ; le bilan et le budget sont soumis à l'approbation de l'Assemblée Générale. Après que l'Organe d’administration a rendu compte de sa gestion de l'exercice précédente, l'Assemblée Générale se prononce sur la décharge des administrateurs. Cette décision est prise par un vote séparé.

Article 33: Comptes et budget

Les comptes annuels de l’exercice précédent et le budget de l’exercice suivant sont présentés par l’Organe d’administration tous les ans et au plus dans les six mois à compter de la date de clôture de l’exercice à l’Assemblée générale ordinaire pour approbation. Les comptes et budgets sont établis et déposés dans les trente jours suivant son approbation par l'Assemblée générale, à la Banque nationale ou, le cas échéant, dans le dossier du Greffe du Tribunal de l'entreprise, conformément au CSA ainsi qu'aux arrêtés d'exécution correspondants.

Article 34 : Disponibilité des documents comptables

Les documents comptables sont conservés au siège social et peuvent y être consultés par tous les membres effectifs, conformément à l'article 13 des présents statuts.

Article 35 : Contrôle des comptes

Si l’association y est légalement tenue ou si l’Assemblée Générale ordinaire le décide volontairement, l'Assemblée Générale charge un Commissaire, membre de l'Institut des Réviseurs d’Entreprise, du contrôle de la situation financière, des comptes et de la régularité aux termes de la loi et des statuts, des opérations qui doivent être déterminées dans les comptes. Celui-ci à tous les droits de regard et pouvoirs pour remplir cette mission. Le Commissaire est nommé par l’Assemblée Générale pour 3 (trois) ans et est rééligible. . Sauf disposition contraire, le Commissaire est peut être révoqué à tout moment par l’Assemblée Générale. La décision de l'Assemblée Générale concernant la révocation est discrétionnaire et ne nécessite ni justification ni possibilité de recours.

Article 36 : Dissolution

Sauf en cas de dissolution judiciaire ou de dissolution de plein droit, seule l'Assemblée Générale peut décider de la dissolution si les deux tiers des membres effectifs sont présents ou représentés à l'Assemblée Générale et qu'une majorité spéciale des quatre cinquièmes (4/5) des voix présentes et représentées est en faveur de la dissolution volontaire de l'association. La proposition de dissolution volontaire de l'association doit être expressément inscrite à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale.

Si moins de deux tiers (2/3) des membres effectifs sont présents ou représentés à l'Assemblée Générale, une deuxième Assemblée Générale doit être convoquée qui délibère valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés, à condition qu'une majorité des quatre cinquièmes (4/5) des voix favorables à la dissolution volontaire de l'association soit atteinte.

En cas de dissolution volontaire de l'association, l'Assemblée Générale, ou à défaut le Tribunal, désigne le ou les liquidateurs, détermine leurs pouvoirs, fixe les conditions de liquidation et attribue la destination de l'actif net du patrimoine social.

Cette destination doit obligatoirement être mise en œuvre en faveur d'un ou de plusieurs objectifs désintéressés poursuivant un objectif similaire à celui de l'association. En cas de plusieurs organisations de ce type, l'Assemblée Générale ou, à défaut, le liquidateur, choisit ou répartit l'actif net à sa discrétion. En l'absence d'objectifs désintéressés de ce type, l'actif net est transféré à une ou plusieurs organisations dont l'objectif désintéressé se rapproche le plus de celui de l'association telle que décrit ci-dessus.

Toutes les décisions relatives à la dissolution, à la liquidation, à la nomination et à la cessation des fonctions des liquidateurs, ainsi qu'à la destination de l'actif net, sont déposées au greffe du tribunal de commerce et publiées par le greffier dans les annexes du Moniteur belge, conformément aux dispositions légales applicables et aux dispositions des articles 2:109 à 2:149 du CSA.

Article 37 : Disposition finale

Pour tout point non expressément régie dans les Statuts ou, le cas échéant, dans le Règlement Intérieur de l'association, les dispositions du Code des Sociétés et des Associations (CSA) et de ses arrêtés d'exécution sont applicables. Les dispositions impératives du CSA et de ses arrêtés d'exécution prévalent à tout moment sur les Statuts et, le cas échéant, sur le Règlement Intérieur de l'association.