Hoe lossen we de problemen op?

Wat is probleem oplossen?

"Problemen zijn kansen in werkkleding."
- citaat van Henry H. Kaiser -

Problemen zijn elke dag het middelpunt voor veel mensen op het werk. Lost u een probleem op voor een klant (intern of extern), ondersteunt u probleemoplossers of ontdekt u nieuwe problemen om op te lossen? De problemen waarmee u wordt geconfronteerd, kunnen groot of klein zijn, eenvoudig of complex, en gemakkelijk of moeilijk. Goede, solide probleemoplossende vaardigheden kunnen een enorm verschil maken in je carrière.

Hoe los je problemen op?

Een fundamenteel onderdeel van de rol van de manager is het vinden van doeltreffende manieren om de problemen waarmee hij wordt geconfronteerd op te lossen. De onderhoudsmanager is geen uitzondering op deze regel - integendeel.

Het aanpakken van de symptomen (de zichtbare aspecten) van een probleem kan productief lijken. Maar als de werkelijke oorzaak van het probleem niet wordt vastgesteld, zal het waarschijnlijk steeds weer terugkomen.

Het is van cruciaal belang een groot vertrouwen te krijgen in het eigen vermogen of dat van het team om problemen op te lossen. Veel van dit vertrouwen komt voort uit het hebben van een goed proces om een probleem aan te pakken. Met een goed proces kunt u problemen snel en doeltreffend oplossen. Zonder een proces zullen uw oplossingen waarschijnlijk ondoeltreffend zijn, of zult u blijven steken en niets doen, soms met desastreuze gevolgen.

Er zijn vier basisstappen om een probleem op te lossen:

1. Definieer het probleem
2. De oorzaken vaststellen
3. Identificeer mogelijke oplossingen, kies een of meer
4. De gekozen oplossing(en) uitvoeren en de doeltreffendheid ervan controleren

Welke instrumenten of methoden moeten worden gekozen?

5 waaroms: ishikawa, causaal verbindingsdiagram, tripod-bee-tree, event mapping, veranderingsanalyse, ... De lijst is lang. Sommige instrumenten zijn eenvoudig of zelfs simplistisch, maar laten niet toe alle soorten problemen aan te pakken. Andere zijn vollediger en maken het mogelijk een grotere verscheidenheid van problemen aan te pakken. Voor deze laatsten is een praktische opleiding vereist om het analyseproces onder de knie te krijgen of om een analyseteam te leiden.

De 7 belangrijkste elementen die uw analyse-instrumenten of -methoden moeten hebben :

1. Het instrument moet een duidelijke en precieze omschrijving van het probleem mogelijk maken. Het moet mogelijk zijn de waarneembare feiten op een precieze en synthetische manier op te sommen. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar pogingen om slecht gedefinieerde problemen op te lossen komen nog maar al te vaak voor.
2. Het instrument moet een analytisch kader bieden voor de totstandbrenging van een feitelijke causale keten en moet een rigoureuze toetsing van de verschillende hypothesen mogelijk maken.
3. Het moet mogelijk zijn menselijke fouten in de analyse te integreren, zodat de aandacht kan worden toegespitst op organisatorische verbetering, terwijl schuld wordt vermeden.
4. Het instrument moet niet alleen een analyse-instrument zijn, maar ook een communicatie-instrument. De causale keten, de gevolgen, de ernst van het probleem, de potentiële bedreigingen en de ondernomen acties moeten dus duidelijk zichtbaar zijn en begrepen worden. Dit is belangrijk voor de communicatie met het management, maar ook met de verschillende belanghebbenden van het probleem. Bovendien moet de koppeling van de (bijna-)mislukkingen aan de doelstellingen van de onderneming de hele organisatie actief bewust maken.
5. De methode moet verduidelijken hoe de oorzaken en/of hypothesen worden geformuleerd en gevisualiseerd, zodat zij op concrete en specifieke wijze worden beschreven en niet als veralgemeningen of meningen.
6. Idealiter zou het mogelijk moeten zijn een zeer duidelijk onderscheid te maken tussen directe oorzaken, oorzaken die verband houden met het overwinnen van bestaande preventiemaatregelen (vaak, maar niet uitsluitend, verband houdend met menselijke fouten) en omstandigheden of bijdragende factoren (die oorzaken zijn zonder anomalieën te zijn).
7. Het instrument moet zorgen voor nauwkeurigheid en traceerbaarheid bij de vergelijking van hypothesen met waarneembare feiten. De verwerping of aanvaarding van bepaalde hypothesen moet idealiter worden toegelicht met concrete bewijzen.

Conclusies

Hoewel er verschillende methoden, instrumenten of combinaties van instrumenten zijn die kunnen worden gebruikt om in te spelen op de verschillende hierboven opgesomde sleutelelementen, moet worden opgemerkt dat deze helaas niet altijd worden geïdentificeerd, bevorderd en/of toegepast in bedrijven:

1. hetzij door een gebrek aan kennis van de verschillende instrumenten/methoden en de voor- en nadelen die daaraan verbonden zijn.
2. of omdat men de toegevoegde waarde van dergelijke instrumenten niet inziet. Het is inderdaad niet ongewoon - en zeker in de wereld van Onderhoud - om te maken te hebben met mensen die trial and error beoefenen en die deze analytische benaderingen als tijdverspilling beschouwen. Dit is echter een cognitieve vooringenomenheid die schadelijk is voor het bedrijf en - zo niet op korte termijn, dan toch zeker op lange termijn. Zoals met zoveel dingen zijn opleiding, kennis en know-how belangrijke factoren die bijdragen tot het succes van een onderneming. De verwerving van probleemoplossende vaardigheden valt in de categorie "hoog rendement op investering".

Door Pascal Pourbaix, lid van het Waalse comité van BEMAS en directeur van ARKADIUM SRL