Gezocht: Administratieve Support Medewerker

BEMAS, de Belgian Maintenance Association, is een non-profitorganisatie die bedrijven ondersteunt bij het verbeteren van onderhoud, betrouwbaarheid en asset management. Dat klinkt technisch, maar onze missie is heel concreet: bedrijven helpen om hun machines, installaties en infrastructuur beter, veiliger en duurzamer te beheren.

Onze leden zijn managers, ingenieurs en technische professionals uit bedrijven, overheden en andere organisaties. Vandaag telt BEMAS meer dan 850 leden uit meer dan 600 bedrijven. Elk jaar organiseren we ongeveer 200 activiteiten, zoals opleidingen, webinars, seminaries, bedrijfsbezoeken, werkgroepen en evenementen. Daarmee bereiken we meer dan 3.000 deelnemers per jaar.

Je ondersteunt de verkoopsadministratie

• Je helpt bij het opmaken en opvolgen van offertes en verkoopfacturen voor deelnemers aan opleidingen, activiteiten en evenementen.
• Je volgt ook mails, openstaande klanten en bestellingen via de BEMAS-webshop mee op.
• Daarnaast ondersteun je bij de voorbereiding van de facturatie voor de jaarlijkse ledenbijdragen.

Je helpt bij de voorbereiding van opleidingen

BEMAS organiseert heel wat opleidingen en activiteiten. Jij zorgt mee dat alles praktisch in orde is.

Denk aan:

• hand-outs afdrukken
• badges voorbereiden
• deelnemerslijsten maken
• intekenlijsten klaarzetten
• praktische documenten opvolgen

Een deel van deze taken is al geautomatiseerd, dus je leert ook werken met handige systemen en tools.

Je ondersteunt het ledenbeheer

Je helpt mee om gegevens van leden correct bij te houden en administratief op te volgen.

We zoeken vooral iemand die nauwkeurig, betrouwbaar en leergierig is.

Je hoeft nog geen jaren ervaring te hebben. Je hebt al een eerste administratieve werkervaring, of je bent een sterk gemotiveerde en gedreven schoolverlater die klaar is voor een eerste job. In beide gevallen kom je zeker in aanmerking.

Je past goed bij deze functie als je:

• graag administratief werkt
• ordelijk en gestructureerd bent
• taken graag correct afwerkt
• vlot kan typen
• graag bijleert
• je thuis voelt in een klein team
• vriendelijk en professioneel communiceert

Je hebt een graduaat, bachelor of gelijkwaardige ervaring. Belangrijker dan je aantal jaren ervaring is dat je gemotiveerd bent, nauwkeurig werkt en zin hebt om bij te leren.

Je hebt een basiskennis van Microsoft Office, vooral Word, Excel en PowerPoint. Ervaring met een CRM-systeem is een pluspunt, maar zeker geen must.

Je spreekt en schrijft goed Nederlands en kan ook in het Frans communiceren. Engels is een extra troef.

Je krijgt een afwisselende eerste werkervaring in een organisatie waar je veel kan leren.

Je komt terecht in een klein, jong en dynamisch team waar collega’s elkaar helpen. Je krijgt begeleiding bij taken die nieuw voor je zijn en leert stap voor stap hoe onze administratie, opleidingen en ledenwerking georganiseerd zijn.

Daarnaast bieden we:

• een voltijdse functie in een 40-urenrooster, met een gemiddelde arbeidsduur van 38 uur per week
• opbouw van ADV via 2 compensatie-uren per volledig gepresteerde werkweek
• een contract van bepaalde duur van 6 maanden
• mogelijkheid tot verlenging
• startdatum op 1 september 2026, bespreekbaar in overleg
• wettelijk verlof plus 5 ADV-dagen
• flexibele werkuren
• mogelijkheid tot minstens 1 dag thuiswerk per week
• begeleiding en on-the-job training
• een vlot bereikbare werkplek in St-Denijs-Westrem
• een klein, jong en dynamisch team

Je werkt vanuit het kantoor van BEMAS in Business Center Dalinea, Derbystraat 33, 9051 St-Denijs-Westrem.

Het kantoor is makkelijk bereikbaar met de wagen via de afrit Gent Expo. Kom je met het openbaar vervoer? Tramhalte Maalte ligt vlakbij en Gent-Sint-Pieters is maar enkele minuten verwijderd.

Ben jij nauwkeurig, gemotiveerd en klaar om bij te leren?

Stuur dan je cv en korte motivatie naar Emilie Vandemeulebroeke via ev@bemas.org.

Heb je nog vragen? Dan kan je ook bellen naar 0495 68 34 80.

Misschien word jij binnenkort onze nieuwe collega?