Statuten

Belgian Maintenance Association vzw - BEMAS vzw

August Reyerslaan 80 - 1030 Brussel

Ondernemingsnummer : 0438.509.878 

Opgericht op 20 maart 1989, oorspronkelijke statuten gepubliceerd in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad op 28 december 1989 onder het nr. 18303/89

De algemene vergadering van 23 november 2010, geldig samengeroepen en beschikkend over de nodige aantallen inzake aanwezigheid en meerderheid, heeft in haar zitting besloten de statuten integraal te wijzigen en te vervangen door onderstaande tekst.

TITEL I : NAAM – ZETEL – DOEL - DUUR

 

Artikel 1 : Naam

De vereniging zonder winstoogmerk heeft als naam BELGIAN MAINTENANCE ASSOCIATION, afgekort BEMAS. Alle akten, facturen, aankondigingen, publicaties en andere documenten die uitgaan van de vereniging vermelden deze naam of de afkorting onmiddellijk voorafgaand of gevolgd door de woorden « vereniging zonder winstoogmerk » of door het letterwoord « vzw », alsook het adres van de zetel van de vereniging.

Artikel 2 : Zetel

De maatschappelijke zetel van de vereniging is gevestigd te August Reyerslaan 80, 1030 Brussel, ressorterend onder het gerechtelijk arrondissement van Brussel. De zetel van de vereniging mag, bij beslissing van de Algemene Vergadering, op gelijk welke plaats in België gevestigd worden, overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake en mits naleving van de voorwaarden voor een statutenwijziging en publicatie in de bijlagen van het Belgische Staatsblad. De vereniging mag één of meerdere administratieve kantoren vestigen op gelijk welke plaats zowel in België als in het buitenland, na beslissing van de Raad van Bestuur.

Artikel 3 : Doel

Visie

Asset Management en onderhoud zijn van strategisch belang voor de competitiviteit en de duurzame werking van bedrijven en instellingen. Het professioneel beheer en onderhoud van fysieke activa, zoals machines, toestellen, gebouwen en andere infrastructuren, verbetert de betrouwbaarheid en verhoogt het veiligheidsniveau. Dit alles draagt bij tot een duurzame economische welvaart, de bescherming van mens en milieu, en finaal de levenskwaliteit van allen.

Missie

BEMAS heeft tot doel haar leden op weg te helpen naar een steeds beter beheer en onderhoud van fysieke activa . BEMAS doet dit onder meer door middel van:

  • De opbouw en beheer van een professioneel netwerk;
  • Het aanbieden van een forum waar leden bij elkaar kennis delen en ervaringen uitwisselen;
  • Het verspreiden van best practices en andere kennis over asset management en onderhoud;
  • De organisatie van opleidingen, conferenties, seminaries, studieavonden, bedrijfsbezoeken en beursbezoeken;
  • Het publiceren van informatie over asset management en onderhoud via allerlei communicatiekanalen;
  • Het opzetten van werkgroepen rond gerichte thema’s en onderwerpen in het domein van asset management en onderhoud;
  • Het stimuleren van innovatie en actief participeren in onderzoek op gebied van asset management en onderhoud;
  • Het ondernemen van gerichte acties om het imago van asset management en professioneel onderhoud op te waarderen en deze vakgebieden beter bekend te maken bij het grote publiek;
  • Het stimuleren van jongeren om een opleiding en een beroep in onderhoud te kiezen;
  • Het lobbyen bij beslissingsnemers en beleidsmakers;
  • Het streven naar de erkenning van het vakgebied en de beroepen in onderhoud en asset management;
  • Het opzetten en beheer van een certificatie op gebied van asset management en onderhoud;
  • Het onderhouden van relaties met gelijkaardige organisaties in binnen- en buitenland en samen met hen activiteiten ondernemen;
  • Het vertegenwoordigen van de Belgische onderhoudsgemeenschap als woordvoerder en gesprekspartner op regionaal, nationaal en internationaal niveau.

Dit doel kan op alle mogelijke wijzen worden verwezenlijkt. De vereniging kan alle daden stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks, geheel of gedeeltelijk in verband staan met haar doelstelling of die de ontwikkeling of de verwezenlijking ervan kunnen vergemakkelijken of bevorderen, met inbegrip van bijkomstige commerciële activiteiten en handelsdaden, voor zover de opbrengsten uit deze laatste activiteiten volledig worden bestemd voor de verwezenlijking van haar doel. Zo kan de vereniging onder meer onroerende goederen huren, aankopen of er andere rechten op verwerven, en financiële, juridische of andere hulp verlenen, inclusief het verstrekken van zekerheden, zowel in België als in het buitenland. De vereniging kan op allerlei wijzen medewerking verlenen aan of belangen nemen in andere verenigingen of instellingen die een gelijksoortig of aanverwant doel nastreven, of die kunnen bijdragen tot de verwezenlijking of de ontwikkeling van haar doel. De Raad van Bestuur is bevoegd om de aard en de draagwijdte van het doel van de vereniging te interpreteren.

Doelgroep

Onze doelgroep bestaat ondermeer uit:

  • Industriële bedrijven en KMO’s met hun onderhouds- en asset management afdeling en alle betrokken stakeholders;
  • Instellingen en overheidsbedrijven die eigenaar of beheerder zijn van fysieke activa;
  • Bedrijven in de tertiaire sector met hun technische en facilitaire diensten;
  • Onderhoudsbedrijven en opdrachtnemers in onderhoud;
  • Constructeurs en distributeurs met hun after sales service dienst ;
  • Leveranciers van producten, materialen en bijhorende diensten in onderhoud;
  • Opleidingsverstrekkers en onderwijsinstellingen met een opleidingsaanbod en/of interesse in het onderhoudsvakgebied;
  • Iedereen die kennis wil opdoen over asset management en onderhoud .

Artikel 4 : Duur

De vereniging wordt voor onbeperkte duur opgericht, zij kan te allen tijde worden ontbonden bij beslissing van de algemene vergadering, overeenkomstig de wettelijke en statutaire bepalingen ter zake.

TITEL II : LEDEN

 

Artikel 5 : Soorten leden

De vereniging bestaat uit effectieve leden en toegetreden leden :

  • Effectieve leden zijn natuurlijke of rechtspersonen en beschikken over de volle, aan de leden krachtens de wet en deze statuten toegekende rechten, waaronder stemrecht in de Algemene Vergadering;
  • Toegetreden leden zijn natuurlijke of rechtspersonen en beschikken enkel over deze rechten en plichten die uitdrukkelijk bepaald zijn in deze statuten en in het huishoudelijk reglement.

De raad van bestuur kan daarenboven, onder de door hem te bepalen voorwaarden, rechtspersonen of natuurlijke personen aanvaarden als ereleden, beschermleden, steunende of adviserende leden. Bij gebreke aan bijzondere voorwaarden – in te schrijven in het huishoudelijk reglement - inzake het statuut van deze leden, worden zij als toegetreden leden beschouwd.

De statutaire of andere (zoals toepasselijk) bepalingen die betrekking hebben op de rechten en plichten van de toegetreden kunnen worden gewijzigd zonder raadpleging of toestemming van de toegetreden leden. Een statutenwijziging tot herziening van de categorieën van leden en de daaruit voortvloeiende rechten en plichten is slechts aanvaard wanneer de algemene vergadering deze goedkeurt met een meerderheid van twee derde van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen. Met de term ‘’leden’’ wordt doorheen deze statuten zowel verwezen naar de effectieve, als naar de toegetreden leden.

Artikel 6 : Aantal leden en registers

Het aantal effectieve leden mag niet minder dan vijf bedragen. De identiteit van de effectieve leden, evenals hun woonplaats of maatschappelijke zetel en de datum van hun toetreding en mogelijke ontslag of uitsluiting, worden opgenomen en bijgehouden door de raad van bestuur in het register van effectieve leden dat op de zetel van de vereniging bewaard wordt, waar het ter inzage (en eventuele nemen van afschriften) van de daartoe gerechtigde personen ligt.

Artikel 7 : Toelating als lid

Om als lid te worden aanvaard, dient een kandidaat-lid te voldoen aan de volgende toetredingsvoorwaarden:

  • Schriftelijk op gemotiveerde wijze het lidmaatschap als effectief of toegetreden lid aangevraagd hebben bij het secretariaat, met opgave van volledige identiteit en woonplaats of maatschappelijke zetel;
  • Indien het een rechtspersoon betreft, dient deze intern de nodige beslissingen te hebben genomen en dient de vertegenwoordiger over de nodige vertegenwoordigingsbevoegdheden te beschikken om de aansluiting als lid aan te vragen en in die hoedanigheid op te treden; „X Het doel van de vereniging onderschrijven;
  • De betaling van de bijdrage voor het lopende werkjaar uitgevoerd hebben;
  • Bevestiging van de toekenning van het lidmaatschap ontvangen te hebben.

De raad van bestuur kan discretionair beslissen over het niet toelaten van een kandidaat lid, zonder motivatieplicht of mogelijkheid tot beroep.. Een toegetreden lid kan te allen tijde een aanvraag indienen om effectief lid te worden.

Een effectief lid kan de raad van bestuur te allen tijde verzoeken om het statuut van toegetreden lid te krijgen en deze wijziging kan het effectief lid niet worden geweigerd.

De hoedanigheid van effectief of toegetreden lid impliceert de volle instemming met de statuten, het huishoudelijk reglement en alle krachtens de statuten en het huishoudelijk reglement genomen beslissingen, alsmede de verbintenis alle daarin vervatte verplichtingen na te komen.

Artikel 8 : Ontslag als effectief lid

De effectieve leden beschikken over de mogelijkheid om zich uit de vereniging terug te trekken in de loop van een werkingsjaar mits een vooropzeg betekend per aangetekend schrijven met ontvangstbewijs, gericht aan de Raad van Bestuur op de zetel van de vereniging, met uitwerking na acht dagen vanaf de kennisname hiervan door de Raad van Bestuur. Wordt als ontslagnemend geacht, elk effectief lid dat nalaat zijn jaarlijkse bijdrage te betalen binnen de maand volgend op een herinnering hiertoe, verstuurd door de raad van bestuur en met vermelding van deze bepaling.

Artikel 9 : Ontslag als toegetreden lid

De toegetreden leden zijn vrij zich op elk ogenblik uit de vereniging terug te trekken door hun ontslag schriftelijk aan de vereniging te melden. Wordt als ontslagnemend geacht, elk toegetreden lid dat nalaat zijn jaarlijkse bijdrage te betalen binnen de maand volgend op een herinnering hiertoe, verstuurd door de raad van bestuur en met vermelding van deze bepaling.

Artikel 10 : Uitsluiting van een lid

Tot de uitsluiting van een lid kan door de Algemene Vergadering, met een tweederde meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen worden beslist. De beslissing van de Algemene Vergadering omtrent het uitsluiten van een lid is discretionair, zonder motivatieplicht of mogelijkheid tot beroep. Zonder beperking vormen een inbreuk op de statuten en/of het huishoudelijk reglement en/of de openbare orde en de goede zeden en/of een inbreuk op enige wettelijke of reglementaire bepaling die van die aard is dat zij het vertrouwen van de vereniging in het lid redelijkerwijze schokt, en/of handelingen die tegen het belang van de vereniging indruisen, een reden tot uitsluiting.

Artikel 11 : Rechten en plichten na ontslag of uitsluiting

Het ontslagnemende of uitgesloten lid, alsook de schuldeisers, erfgenamen of rechthebbenden van het overleden, ontslagnemende, uitgesloten of gefailleerde effectieve of toegetreden lid, beschikken over geen enkel recht op het vermogen van de vereniging behoudens deze eventueel uitdrukkelijk overeengekomen in een bijzondere overeenkomst met de vereniging. Zij kunnen noch uittreksels uit, noch voorlegging van de rekeningen, noch terugbetaling of -vordering van de bijdragen, noch verzegeling, noch inventaris vragen of eisen.

Binnen de vijftien dagen na afloop van hun hoedanigheid als effectief of toegetreden lid moeten de betrokken leden aan de vereniging alle goederen van laatstgenoemde, die in hun bezit zouden zijn, terugbezorgen, behoudens uitdrukkelijke afwijkende bepaling in een bijzondere overeenkomst met de vereniging. het lidgeld van het lopend kalenderjaar is verschuldigd door het ontslagnemend of uitgesloten effectief of toegetreden lid. Dit lid heeft geen recht op gehele of gedeeltelijke terugbetaling of -vordering van het eventueel reeds voldane lidgeld.

Artikel 12 : Vertegenwoordiging van de leden bij de vereniging

Een rechtspersoon, wordt als lid bij de vereniging vertegenwoordigd door een natuurlijke persoon die hiertoe rechtsgeldig gemachtigd is. Voor zover de rechtspersoon effectief lid is van de vereniging, heeft de betrokken natuurlijke persoon de bevoegdheid om namens deze rechtspersoon te stemmen in de algemene vergadering en/of, voor zover toepasselijk, de Raad van Bestuur.

Artikel 13 : Inzage

Alle effectieve leden kunnen op de maatschappelijke zetel van de vereniging (naast het ledenregister) de processen-verbaal en de beslissingen van de Algemene Vergadering, van de Raad van Bestuur, alsook alle boekhoudkundige documenten van de vereniging raadplegen, bij eenvoudig en gemotiveerd schriftelijk verzoek gericht aan de Raad van Bestuur.

Artikel 14 : Geen persoonlijke verplichtingen

De leden gaan geen enkele persoonlijke verplichting aan betreffende de verbintenissen van de vereniging. Dit evenwel zonder afbreuk aan artikel 11 van de Wet betreffende de VZW’s. Zij hebben evenmin enig recht op het geheel of een deel van het maatschappelijk vermogen van de vereniging.

Artikel 15 : Jaarlijks lidgeld

De Raad van Bestuur bepaalt het bedrag van het jaarlijkse lidgeld, dat de som van € 2.000 (tweeduizend euro) niet mag overschrijden. Het lidgeld is noch geheel, noch gedeeltelijk terugvorderbaar. Het lidmaatschap geldt per kalenderjaar en wordt automatisch verlengd, behoudens tijdige ontslagname. Bij gebreke aan tijdige ontslagname zal het desbetreffende lid tot betaling van het lidgeld gehouden zijn.

TITEL III : ALGEMENE VERGADERING

Artikel 16 : Samenstelling

De Algemene Vergadering is samengesteld uit alle effectieve leden. Effectieve leden beschikken over stemrecht, voor zover zij hun lidgeld voor het lopende kalenderjaar hebben betaald. Elk effectief lid beschikt over één stem. Toegetreden leden worden uitgenodigd op de algemene vergadering, maar hebben er geen stem- of andere rechten. Een effectief lid kan zich door een ander effectief lid laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering, doch één effectief lid kan maximum drie andere effectieve leden vertegenwoordigen. Een rechtspersoon-lid kan op de algemene vergadering slechts door één natuurlijke persoon worden vertegenwoordigd, overeenkomstig artikel 12.

Artikel 17 : Machten en bevoegdheden van de algemene vergadering

De Algemene Vergadering beschikt over de bevoegdheden die haar uitdrukkelijk zijn toegekend door de wet en deze statuten. Behoren inzonderheid tot haar bevoegdheid:

  • De wijziging van de statuten;
  • De benoeming en de herroeping van de bestuurders;
  • In voorkomend geval de benoeming en het ontslag van de commissaris(sen) en de bepaling van hun vergoeding;
  • De kwijting aan de bestuurders en, indien aangesteld, de commissaris(sen);
  • De goedkeuring van de begroting en de rekeningen;
  • De vrijwillige ontbinding van de vereniging;
  • De uitsluiting van leden;
  • De omvorming van de vereniging tot een vennootschap met een sociaal oogmerk;
  • Alle gevallen waarin de statuten het vereisen.

Artikel 18 : Jaarlijkse vergadering - Samenroeping

Er moet ieder jaar minstens een gewone algemene vergadering gehouden worden in de loop van het eerste kwartaal, voor de goedkeuring van de rekeningen en de begroting. Zij heeft plaats op de maatschappelijke zetel of op eender welke andere plaats die wordt gekozen door de Raad van Bestuur en die in de oproeping wordt vermeld. Alle effectieve leden moeten er op worden uitgenodigd. De vergadering wordt samengeroepen door de raad van bestuur, of de voorzitter, de vicevoorzitter in geval van afwezigheid of ontstentenis van de voorzitter, of het oudste aanwezige lid van de Raad van Bestuur in geval van afwezigheid of ontstentenis van de voorzitter en de vicevoorzitter.

Een algemene vergadering kan bijeengeroepen worden zo dikwijls als vereist voor het belang van de vereniging. Wanneer één vijfde van de effectieve leden verzoekt om een algemene vergadering bijeen te roepen, dient de Raad van Bestuur hier binnen een termijn van drie weken het nodige gevolg aan te geven, met vermelding van de gevraagde agendapunten. Het staat de Raad van Bestuur vrij om andere agendapunten toe te voegen.

Artikel 19 : Oproeping en agendapunten

De oproepingen tot de algemene vergadering worden gestuurd door de Raad van Bestuur bij gewone brief, fax of E-mail aan elk effectief lid, ten minste acht dagen voor de vergadering, en bevatten de dag, het uur, de plaats en de agenda van de vergadering. Elk onderwerp dat schriftelijk door ten minste één twintigste van de effectieve leden wordt voorgedragen, dient eveneens op de agenda te worden vermeld. De oproeping voor een gewone algemene vergadering vermeldt verplicht op de agenda, (onder meer) de bespreking van het rapport van het bestuur van de Bestuurders, de bespreking en goedkeuring van de jaarlijkse rekeningen en begroting, de kwijting aan de bestuurders en, wanneer deze aangesteld werd, de commissaris, alsmede de herverkiezing of vervanging ervan. De Algemene Vergadering mag alleen over die punten beslissen die op de agenda staan.

Artikel 20 : Samenstelling en meerderheid

Behoudens strengere wettelijke bepalingen is de Algemene Vergadering geldig samengesteld, welk ook het getal der effectieve leden moge zijn, en worden de beslissingen genomen bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen. Onthoudingen worden niet meegerekend, noch voor het aantal uitgebrachte stemmen, noch als positieve of negatieve stemmen, doch worden wel meegerekend voor de quorumvereisten. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. Indien een vereist aanwezigheidsquorum niet werd bereikt bij de eerste Algemene Vergadering, die behoorlijk werd bijeengeroepen, dan kan een tweede Algemene Vergadering slechts worden gehouden ten minste vijftien dagen nadat een tweede oproeping werd gestuurd en niet binnen de eerste vijftien dagen volgende op de eerste algemene vergadering hieromtrent. De genomen beslissingen zullen dan definitief zijn, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde effectieve leden op de Algemene Vergadering. De raad van bestuur heeft de bevoegdheid om elke andere persoon, in de hoedanigheid van waarnemer of raadgever of andere, doch zonder enig stemrecht, uit te nodigen tot de algemene vergadering of een deel ervan. De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur, de vicevoorzitter in geval van afwezigheid of ontstentenis van de voorzitter, of het oudste aanwezige lid van de Raad van Bestuur in geval van afwezigheid of ontstentenis van de voorzitter en de vicevoorzitter.

Artikel 21 : Beslissingen

De beslissingen van de Algemene Vergadering opgenomen in een bijzonder register van processen-verbaal, ondertekend door ten minste twee bestuurders. Dit register wordt bewaard op de zetel waar aIle leden er kennis van kunnen nemen, doch zonder de registers mee te mogen nemen en zonder verplaatsing van het register, na eenvoudige schriftelijke aanvraag aan de Raad van Bestuur. Een kopie van deze beslissingen kan door de raad van bestuur ter kennis gebracht worden van geïnteresseerde derden of leden bij middel van brief, fax of E-mail. Elke wijziging van de statuten wordt onverwijld in gecoördineerde versie neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel en door toedoen van de griffier gepubliceerd door uittreksels in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, overeenkomstig de wet. Dit geldt ook voor alle akten betreffende de benoeming, de ambtsbeëindiging van de bestuurders, en in voorkomend geval van de commissarissen.

TITEL IV : RAAD VAN BESTUUR

 

Artikel 22 : Bestuur en bevoegdheden

De vereniging wordt bestuurd door een Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur heeft de meest uitgebreide bevoegdheid om al de daden van bestuur of van beschikking te verrichten die de vereniging aanbelangen. De raad van bestuur vertegenwoordigt de vereniging, buiten en in rechte. De raad van bestuur is bevoegd voor alle aangelegenheden en bevoegdheden aangaande de vereniging die niet bij wet of door deze statuten aan de algemene vergadering zijn toegekend, waaronder het opstellen en wijzigen van het huishoudelijk reglement.

Artikel 23 : Samenstelling

De raad van bestuur is samengesteld uit ten minste vier bestuurders. Ten allen tijde dient het aantal bestuurders lager te zijn dan het aantal effectieve leden. Enkel effectieve leden of vertegenwoordigers van een effectief lid kunnen benoemd worden tot bestuurder. Bestuurders worden benoemd voor een termijn van 4 (vier) jaar door de Algemene Vergadering bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen. Zolang de Algemene Vergadering niet is overgegaan tot de (her)benoeming van de Raad van Bestuur, op het einde van het mandaat van de bestuurders, zetten deze hun opdracht gedurende een redelijke termijn verder, in afwachting van de beslissing van de Algemene Vergadering. De uittredende bestuurders zijn herbenoembaar. De bestuurders zijn ten allen tijde herroepbaar door de Algemene Vergadering bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen. Deze beslissing wordt soeverein en discretionair genomen, zonder enige motivatieplicht. Het mandaat van bestuurder eindigt vroegtijdig bij overlijden, onbekwaamheid, ontslag door de bestuurder of herroeping. Een bestuurder die vrijwillig ontslag neemt, dient dit schriftelijk te melden aan de Voorzitter of de vicevoorzitter van de raad van bestuur. Het ontslag gaat onmiddellijk in, tenzij door dit ontslag het aantal bestuurders onder het statutair bepaalde minimum daalt. In dit laatste geval dient de raad van bestuur zo snel mogelijk en uiterlijk één maand na het ontslag overgaan tot een oproep voor kandidaten en de organisatie van een Algemene Vergadering met als verplicht agendapunt de verkiezing van een nieuwe bestuurder ter vervanging van de ontslagnemende bestuurder, die tot dan in functie blijft. De functie van bestuurder is onbezoldigd. De beslissingen van benoeming van de leden van de Raad van bestuur en van hun ambtsbeëindiging worden neergelegd en openbaar gemaakt overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake.

Artikel 24 : Werking en aansprakelijkheid

De raad van bestuur neemt beslissingen en oefent zijn bevoegdheden uit als college. De bestuurders gaan, uit hoofde van de verbintenissen van de vereniging, geen enkele persoonlijke verplichting aan. Hun aansprakelijkheid is beperkt tot de uitoefening van het mandaat dat hen werd toevertrouwd. Dit evenwel zonder afbreuk aan artikel 11 van de Wet betreffende de VZW’s.

De Raad van Bestuur kiest onder zijn leden een voorzitter, een vicevoorzitter, een secretaris en een penningmeester, allen benoemd voor de duur van hun bestuursmandaat en daarvan afhankelijk. Zij zijn herbenoembaar en kunnen ten allen tijde uit hun functie ontheven worden door de Raad van Bestuur met tweederden van alle stemmen. Vrijwillig ontslag uit een functie kan te allen tijde schriftelijk worden ingediend bij de Raad van Bestuur.

De vicevoorzitter dient uit het andere gewest (Vlaanderen of Wallonië) te komen dan de voorzitter. De voorzitter kan zijn functie gedurende maximaal twee opeenvolgende termijnen van 4 (vier) jaar bekleden. Bij ontstentenis van een nieuw verkozen voorzitter of vicevoorzitter wordt het respectieve mandaat van de huidige voorzitter of vicevoorzitter voor een periode van één jaar verlengd. De Voorzitter kan het voorzitterschap van de vergadering van de Raad van Bestuur op ad hoc basis delegeren aan de vicevoorzitter.

In geval van verhindering van de voorzitter wordt zijn functie waargenomen door de vicevoorzitter of door de oudste aanwezige bestuurder. Het mandaat van bestuurder is persoonlijk. Indien een bestuurder afwezig is, mag hij zich laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder. Laatstgenoemde dient in het bezit te zijn van een getekende en gedateerde volmacht. Een bestuurder kan slechts één enkele andere bestuurder vertegenwoordigen. De Raad van Bestuur wordt minstens één keer om de vier maanden bijeengeroepen. Hij vergadert telkens wanneer de behoeften van de vereniging dit vereisen en telkens wanneer twee bestuurders erom vragen. De uitnodigingen worden door de Voorzitter verstuurd of bij zijn afwezigheid door een andere bestuurder, per brief, telefax of per elektronische post, ten minste acht kalenderdagen voor de datum van de vergadering. Zij bevatten de agenda, de datum en de plaats waar de vergadering zal plaatsvinden. De stukken die moeten worden besproken in de Raad van Bestuur zijn erbij gevoegd.

Indien zij bij uitzondering onbeschikbaar zouden zijn op het ogenblik van de bijeenroeping, moeten zij kunnen worden geraadpleegd voor de vergadering van de Raad van Bestuur plaatsvindt. De voorzitter, de vicevoorzitter of twee bestuurders samen handelend kunnen ten allen tijde vragen om een schriftelijke beslissing van de Raad van Bestuur via gewone brief, fax of E-mail. Het voorstel om tot een schriftelijke beslissing over te gaan, wordt enkel aangenomen wanneer alle bestuurders hiervan op de hoogte werden gebracht en meer dan de helft van het aantal bestuurders met het voorstel tot het nemen van een schriftelijke beslissing akkoord gaat. Beslissingen van de Raad van Bestuur kunnen enkel schriftelijk worden genomen, voor zover alle leden van de Raad van Bestuur van deze werkwijze op de hoogte werden gebracht en ter stemming werden uitgenodigd.

Een bestuurder die rechtstreeks of onrechtstreeks een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een te nemen beslissing of een verrichting aangaande de vereniging, dient dit voorafgaand en schriftelijk mee te delen aan de overige bestuurders en kan hieraan niet deelnemen. Behoudens strengere bepalingen in de wet of in deze statuten worden beslissingen binnen de raad van bestuur geldig genomen bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen, ongeacht het aantal aanwezige en vertegenwoordigde bestuurders, doch voor zover dit aantal minstens twee aanwezige bestuurders bedraagt. Onthoudingen worden niet meegerekend, noch voor het aantal uitgebrachte stemmen, noch als positieve of negatieve stemmen, doch worden wel meegerekend voor de quorumvereisten. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of de stem van diegene die hem vervangt doorslaggevend. Elke bestuurder heeft één stem. De Raad van Bestuur kan elke persoon uitnodigen op zijn vergaderingen waarvan de aanwezigheid hem nodig lijkt volgens de behoeften en enkel ter consultatie.

Artikel 25 : Notulen

Van de vergaderingen van de Raad van bestuur worden notulen opgesteld. Ze worden ondertekend door minstens twee aanwezige bestuurders. Zij worden, samen met de schriftelijke beslissingen van de raad van bestuur, op de maatschappelijke zetel bewaard waar ze ter plaatse ter inzage zullen zijn van de effectieve leden overeenkomstig artikel 13 van deze statuten.

Artikel 26 : Vertegenwoordiging van de vereniging

Onverminderd de overige bepalingen van deze statuten, wordt de vereniging rechtsgeldig vertegenwoordigd, zowel in rechte, als daarbuiten, door twee bestuurders, samen handelend waarvan minstens één de Voorzitter of de Vicevoorzitter. Deze bestuurders dienen ten aanzien van derden geen blijk te geven van enige beslissing hiertoe of van enige volmacht.

Artikel 27 : Giften

De Raad van Bestuur is gemachtigd om ten voorlopige of ten definitieve titel, de giften te aanvaarden, die werden gedaan aan de vereniging en om alle noodzakelijke formaliteiten te vervullen voor hun verwerving, voor zover de waarde ervan het bedrag van 100.000,00 euro niet overtreft.

TITEL V : DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN - COMITES

 

Artikel 28 : Dagelijks bestuur

De raad van bestuur kan het dagelijks bestuur van de vereniging delegeren, met de vertegenwoordigingsbevoegdheid die behoort bij dit bestuur en die de raad van bestuur desgewenst kan specificeren, aan een bestuursorgaan, bestaande uit een of meer personen belast met het dagelijks bestuur. Hij zal deze personen kiezen uit zijn leden, zijn bestuurders of personen die geen lid zijn en eventueel hun salaris, bezoldigingen en honoraria bepalen. De akten betreffende de benoeming of de ambtsbeëindiging van de personen belast met het dagelijks bestuur worden onverwijld neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel en door toedoen van de griffier gepubliceerd, met uittreksels in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Indien het dagelijks bestuur wordt toevertrouwd aan verschillende vertegenwoordigers, kunnen zij elk afzonderlijk optreden, tenzij anders bepaald door de Raad van Bestuur.

De raad van bestuur kan eveneens zijn bevoegdheden voor bepaalde handelingen en taken op zijn verantwoordelijkheid delegeren aan één of meerdere bestuurders of andere personen, al dan niet leden van de vereniging, en ad hoc volmachten voor welbepaalde taken toekennen die zij desgevallend alleen of gezamenlijk kunnen uitoefenen. De raad van bestuur kan te allen tijde beslissen tot afzetting van bovenvermelde personen. Alsook kunnen deze gevolmachtigden en dagelijkse bestuurders te allen tijde vrijwillig ontslag indienen uit hun mandaat door schriftelijk ontslag bij de raad van bestuur. De personen die belast zijn met het dagelijks bestuur, alsook de personen die anderszins gemachtigd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen, gaan in hoofde van hun functies geen enkele persoonlijke verplichting aan inzake de verbintenissen die de vereniging aangaat. Dit zonder afbreuk aan artikel 11 van de Wet betreffende de VZW’s.

Artikel 29 : Comités

De Raad van Bestuur kan bijzondere comités oprichten, al dan niet in zijn schoot, en aan deze comités al dan niet bepaalde van zijn taken delegeren zoals regionale comités, directiecomité, auditcomité, wetenschappelijk comité, vergoedingscomité, strategisch comité, programmacomité, comité voor internationale samenwerking, enz.. Het Directiecomité – indien aangesteld - kan enkel uit leden van de Raad van Bestuur bestaan, aangevuld met de gedelegeerde(n) tot het dagelijks bestuur. De Voorzitter, de Vicevoorzitter, de Secretaris en de Penningmeester maken verplicht deel uit van het Directiecomité. De leden van het Directiecomité worden benoemd voor 4 (vier) jaar en zijn ten allen tijde afzetbaar door de Raad van Bestuur telkens bij twee derde meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Zij zijn herverkiesbaar.

De activiteiten van dat comité zullen aan de Raad van Bestuur voorgelegd worden. De Raad van Bestuur bepaalt desgevallend in een ‘acte betreffende personen gemachtigd de vereniging te vertegenwoordigen’ de bevoegdheden van de leden van het Directiecomité, of zij gezamenlijk dan wel in college beslissen, tot welke bedragen het Directiecomité volmacht heeft om de vereniging te binden, en de duur van deze volmacht. Bij ontstentenis van een geldige ‘acte betreffende personen gemachtigd de vereniging te vertegenwoordigen’ met betrekking tot het Directiecomité, is het Directiecomité een overlegorgaan zonder mandaat, zonder dat dit de individuele mandaten van de zetelende bestuurders beperkt.

De overige comités kunnen bestaan uit leden van de Raad van Bestuur en/of leden die geen deel uitmaken van de Raad van Bestuur. Elk comité kan op haar vergaderingen derden (waaronder deskundigen) uitnodigen in de hoedanigheid van waarnemer, raadgever of andere. Deze personen beschikken over geen enkel stemrecht binnen het desbetreffende comité. Voor elk dergelijk comité zal de raad van bestuur een bijzonder huishoudelijk reglement, enkel van toepassing op het comité in kwestie, bepalen.

Artikel 30 Andere taken en bevoegdheden – Penningmeester - Secretaris

Zowel de Voorzitter als de Penningmeester hebben volmacht over de bankrekeningen en andere financiële middelen van de vereniging. Deze kunnen op hun beurt gezamenlijk volmacht over de bankrekeningen en andere financiële middelen van de vereniging verlenen aan de gedelegeerde tot het dagelijks bestuur of derden. De Voorzitter en de Penningmeester, kunnen gezamenlijk in naam van de vereniging kredieten aanvragen of aangaan. De Voorzitter bepaalt in overleg met de Penningmeester de hoogte en wijze van verloning van eventuele werknemers van de vereniging. De Penningmeester stelt in overleg met de Voorzitter het budget over het werkjaar op, houdt de boekhouding, beheert de fondsen en informeert de Raad van Bestuur op elke vergadering van de Raad van Bestuur in verband met de financiële toestand van de vereniging; of hij moet er tenminste op toezien dat deze zaken door de gedelegeerde(n) tot het dagelijks bestuur gebeuren. De Secretaris is verantwoordelijk en bevoegd voor het uitvoeren van de wettelijk voorgeschreven openbaarmakingsformaliteiten, voor het houden van een register van de effectieve leden op de zetel van de vereniging, en voor het houden van een register van de verslagen van de Algemene Vergaderingen en de vergaderingen van de Raad van bestuur op de zetel van de vereniging; of hij moet er tenminste op toezien dat deze zaken door de gedelegeerde(n) tot het dagelijks bestuur gebeuren.

TITEL VI : DIVERSE BEPALINGEN

 

Artikel 30 : Huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement wordt opgesteld en gewijzigd door de Raad van Bestuur.

Artikel 31 : Boekjaar

Het boekjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december van elk jaar.

Artikel 32 : Rekeningen en begroting

De jaarrekening van het voorbije boekjaar en de begroting van het volgende boekjaar zullen jaarlijks en ten laatste binnen zes maanden na afsluitingsdatum van het boekjaar door de Raad van Bestuur ter goedkeuring worden voorgelegd aan de gewone Algemene Vergadering. De rekeningen en de begrotingen worden opgesteld en neergelegd overeenkomstig de Wet betreffende de VZW’s.

Artikel 33: Beschikbaarheid van de boekhoudkundige documenten

De boekhoudkundige documenten worden bewaard op de maatschappelijke zetel waar alle effectieve leden er kennis van kunnen nemen, overeenkomstig artikel 13 van deze statuten.

Artikel 34: Controle van de rekeningen

Wanneer de vereniging hiertoe wettelijk verplicht is of wanneer de algemene vergadering hiertoe beslist, worden door de Algemene Vergadering één of meer commissarissen, leden van het Instituut van Bedrijfsrevisoren, belast met de controle van de financiële toestand, van de rekeningen en van de regelmatigheid in het licht van de wet en van de statuten, van de verrichtingen die in de rekeningen moeten worden vastgesteld. Zij hebben alle inzagerechten en -bevoegdheden om deze opdracht te vervullen. De commissaris(sen) worden door de algemene vergadering benoemd voor drie jaar en zijn herbenoembaar. De commissaris(sen) kunnen ten allen tijde door de Algemene Vergadering worden herroepen, zonder mogelijkheid van beroep.

Artikel 35: Ontbinding

Ingeval van ontbinding van de vereniging, duidt de Algemene Vergadering de vereffenaar(s) aan, bepaalt ze zijn (hun) bevoegdheden en wijst ze de bestemming aan van het netto actief van het maatschappelijk vermogen. Deze bestemming moet verplicht worden uitgevoerd ten gunste van een onbaatzuchtig doel. Alle beslissingen betreffende de ontbinding, de vereffening, de benoeming en de ambtsbeëindiging van de vereffenaar(s), alsook de bestemming van het netto actief, worden neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel en door toedoen van de griffier gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake.

Artikel 36 : Wet betreffende de VZW’s

Elk punt dat niet in deze statuten vermeld is, wordt geregeld door de regelgeving in de Wet van 27 juni 1921 zoals gewijzigd door latere wetten, waarvan de dwingende bepalingen op elk moment voorrang hebben op deze statuten.