Ethische gedragscode

zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 29/05/2013

De ethische gedragscodes in dit document zijn bedoeld als centrale informatiebron en naslagwerk ter ondersteuning bij het nemen van dagelijkse beslissingen. Het is bedoeld om onze waarden en principes te verduidelijken en te koppelen aan de normen van professioneel gedrag. Deze codes zijn bedoeld om onze statuten aan te vullen, niet om deze te vervangen. BEMAS voert al haar activiteiten uiteraard al uit in het kader van de relevante wet- en regelgeving en intern beleid - maar we erkennen dat deze niet alle gedrag bepalen. We vinden het belangrijk voor al onze leden, onze contacten, onze partners en andere stakeholders om precies te begrijpen waar we voor staan en hoe ze kunnen verwachten dat wij ons gedragen.

1. BEMAS Ethische Gedragscode

1.1. Introductie

Continue procesverbetering in de sector van maintenance & asset omvat de overdracht van concepten en praktijken. BEMAS faciliteert dit proces door middel van het organiseren van studie-sessie, vergaderingen, seminars, conferenties, trainingen, testen, certificatie-examens en de verspreiding van relevante publicaties (e-mailing, artikels, tijdschriften, of andere types van kennisdocumenten met betrekking tot onderhoud, betrouwbaarheid en asset management.

BEMAS heeft deze ethische gedragscode vastgesteld. Naleving van deze Ethische Gedragscode is een voorwaarde voor deelname aan de BEMAS initiatieven.

1.2. Beginselen voor ethisch en deontologisch gedrag

BEMAS engageert zich om te streven naar het hoogste ethische en professionele gedrag.

Alle medewerkers, leden van BEMAS, leden van de raad van bestuur en deelnemers aan onze activiteiten gaan akkoord:

Om een open gemeenschap te vormen, zonder beperkingen op wie lid kan worden, zolang het lid aanvaardt om de BEMAS bestuursdocumenten, waaronder de statuten en deze Gedragscode te respecteren;
Om de kennis rond onderhoud en asset management, de juiste toepassing en de gevolgen hiervan te verbeteren.
Om de leden toegang te verlenen tot alle documenten en informatie, tenzij het gaat om niet geaggregeerde gegevens, bedrijfsgeheimen, of informatie die een negatieve invloed kan hebben op de privacy of het welzijn van een individu of een rechtspersoon;
Om de leden toegang te verlenen tot alle activiteiten, tenzij de aanwezigheid van (een medewerker) van een lid een nadelige invloed kan hebben op het welzijn van een individu of rechtspersoon, veroorzaakt door de mogelijke onthulling van gevoelige informatie of bedrijfsgeheimen in het initiatief;
Om echte of vermeende belangenvermenging te vermijden, en om deze bekend te maken aan de betrokken partijen wanneer deze bestaat;
Om omkoping in al zijn vormen te verwerpen;
Om iedereen eerlijk te behandelen, ongeacht factoren zoals ras, religie, geslacht, handicap, leeftijd, of nationale afkomst;
Om schade aan anderen, hun eigendom, reputatie, of de werkgelegenheid door schadelijke acties te voorkomen.

1.3. Principes over de eerbiediging van open markten en eerlijke concurrentie

BEMAS respecteert open markten en eerlijke concurrentie.

Alle medewerkers, leden van BEMAS, leden van de raad van bestuur en deelnemers aan onze activiteiten gaan akkoord om volgende beperkingen te respecteren:

Om geen afspraken (formeel of informeel) te maken met concurrenten om prijzen af te spreken of producten, markten, gebieden of klanten toe te wijzen;
Om geen huidige of toekomstige informatie over prijzen, winsten, marges, kosten, tenders, marktaandelen, distributiepraktijken, verkoopsvoorwaarden, specifieke klanten of verkopers te verkrijgen of te delen met concurrenten;
Om geen (informele) overeenkomsten te maken waarmee een lid ermee instemt om uit het gebied van een ander lid te blijven;
Om geen normen aan te nemen die sommigen bevoordelen en anderen benadelen;
Om geen regels te maken die de belangen van bepaalde groepen voortrekken, ten nadele van bepaalde andere groepen;
Om iedere situatie waarin één der bovenstaande onderwerpen wordt besproken onmiddellijk te verlaten en deze inbreuk ook onmiddellijk te melden aan BEMAS op het adres, e-mailadres, telefoonnummer of faxnummer onderaan dit document.

1.4. Informatie verzameld van leden en andere contacten

BEMAS biedt verschillende extra diensten aan de leden, zoals het versturen van (e-) mailings en het publiceren van een doorzoekbare ledenlijst.

BEMAS verkoopt geen persoonlijk identificeerbare informatie van onze leden of contacten aan een derde partij. Voor meer informatie over deze functies, neem contact op met BEMAS op het adres, e-mailadres, telefoonnummer of faxnummer onderaan dit document of raadpleeg ons privacybeleid op www.BEMAS.org.

1.5. Schendingen

Vermeende schendingen van de BEMAS Ethische Gedragscode moet onmiddellijk aan de Raad van Ethiek van BEMAS worden meegedeeld op het adres, e-mailadres, telefoonnummer of faxnummer onderaan dit document.

De Raad van Ethiek is een semi-autonoom en onpartijdig lichaam binnen BEMAS die is belast met de uitvoering en handhaving van de BEMAS Gedragscodes. BEMAS heeft een eenvoudig klachtenproces opgesteld dat gemakkelijk te begrijpen is. Deze informatie is eenvoudig toegankelijk voor individuen op de website of door contact op te nemen met BEMAS voor hulp.

Schendingen van de BEMAS Ethische Gedragscode kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen in overeenstemming met de betreffende documenten. Gevolg kan onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap van BEMAS zijn.

1.6. Veranderingen

Wijzigingen in de BEMAS ethische gedragscode zijn afhankelijk van volgende voorwaarden:

Wijzigingen moeten minstens 3 maanden op voorhand worden voorgelegd aan de Raad van Bestuur met een verzoek om commentaar in te dienen;
De wijzigingen kunnen allen worden aangenomen met een twee-derde meerderheid, mits een quorum van leden van de Raad van Bestuur aanwezig is.

2. Gedragscode voor vrijwilligers en leden van comités

2.1. Inleiding

Continue procesverbetering in de onderhoud en asset management-industrie omvat de indirecte overdracht van concepten en praktijken van de 'best-in-class "organisaties naar zij die streven naar verbetering. De comites en vrijwilligers van de Belgian Maintenance Association (BEMAS) faciliteren dit proces door middel van vergaderingen, documenten, rapporten, onderzoeken, benchmarks, (industrie) richtlijnen, lesmateriaal, en andere soorten kennisdocumenten met inhoud met betrekking tot het onderhoud, de betrouwbaarheid & asset management, maar BEMAS kan ook overgaan tot andere activiteiten, zoals het opzetten van seminars, bedrijfsbezoeken, trainingen, testen, certificeringsregelingen, enz ...

Om de activiteiten van vrijwilligers/leden en de comités te begeleiden en de professionaliteit te verbeteren heeft BEMAS deze gedragscode voor vrijwilligers en leden van comités vastgesteld. Naleving van deze Gedragscode is een voorwaarde voor deelname aan BEMAS comités en betrokkenheid bij de organisatie.

2.2. Uitgangspunten

De activiteiten van de vrijwilligers/leden, deelnemers aan werkgroepen, comités en van medewerkers van BEMAS die hiertoe bijdragen zijn gebonden aan de volgende regels:

Het aanvaarden van de verplichting van de fiduciaire plicht naar BEMAS. Dit vereist de uitoefening van redelijke zorg bij het deelnemen aan BEMAS activiteiten. Fiduciaire plicht omvat de verantwoordelijkheden van eerlijkheid, trouw, zorg en loyaliteit. Vrijwilligers moeten handelen in het beste belang van de BEMAS, niet in hun eigen belang.
Steeds de statuten, gedragscodes en regels van BEMAS volgen, en iedere overtreding hiervan op tijd melden aan de voorzitter van BEMAS.
Veiligheid, gezondheid en welzijn van de openbare en de bevordering van ecologisch verantwoorde en duurzame ontwikkeling steeds hoog houden in de formulering van aanbevelingen en Goede Praktijken.
Respect hebben voor de bedrijfseigen informatie en intellectuele eigendomsrechten van anderen. Gegevens en andere informatie die bij BEMAS worden ingediend zal gebruikt worden om standaarden en best practices op te stellen. Data en andere informatie mag ook gebruikt worden om onderzoeksdoelen van BEMAS uit te breiden met als doel om de kennisbank, certificatie, tests, en opleidingen te verbeteren.
Elke uitwisseling van gegevens en informatie voor de doeleinden van de comités zal als vertrouwelijk worden behandeld door de betrokken personen en bedrijven. Vertrouwelijke bedrijfsgegevens zullen niet uitgewisseld worden met derden zonder uitdrukkelijke toestemming. Alleen geaggregeerde gegevens zullen gepubliceerd of verspreid worden buiten de comités. De bepalingen over hoe de gegevens geaggregeerd moeten worden, zullen door ieder comité vastgelegd worden, en deze mogen niet in tegenspraak zijn met de BEMAS regels.
Niet betrokken zijn bij gedrag dat oneerlijk of illegaal is, en dat BEMAS of leden van BEMAS in diskrediet kan brengen.
Het bevorderen van de verspreiding van relevante kennis, technologie en goede praktijken op het gebied van Maintenance en Asset Management via de BEMAS-kanalen.
Er mee voor instaan dat de naam en het logo van BEMAS correct gebruikt worden.

2.3. Schendingen

Vermeende schendingen van de gedragscode voor vrijwilligers en leden van comités moeten onmiddellijk aan de Raad voor Ethiek worden meegedeeld op het adres, e-mailadres, telefoonnummer of faxnummer onderaan dit document.

Schendingen van de gedragscode voor vrijwilligers en leden van comités kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen in overeenstemming met de betreffende documenten. Gevolg kan onmiddellijke beïndiging van het lidmaatschap van BEMAS zijn.

2.4. Wijzigingen

Wijzigingen aan de gedragscode voor vrijwilligers en leden van comités zijn afhankelijk van volgende voorwaarden:

Wijzigingen moeten minstens 3 maanden op voorhand worden voorgelegd aan de Raad van Bestuur met een verzoek om commentaar in te dienen;
De wijzigingen kunnen allen worden aangenomen met een twee-derde meerderheid, mits een quorum van leden van de Raad van Bestuur aanwezig is.

3. BEMAS gedragscode voor het personeel en de leden van de Raad van Bestuur en het Strategisch Comité

3.1. Introductie

Leden van de Raad van Bestuur, het Strategisch Comité en het personeel van BEMAS voeren bepaalde taken en verantwoordelijkheden uit voor het welzijn van de organisatie. Deze Gedragscode schetst een aantal van die taken en verantwoordelijkheden in overeenstemming met de betreffende documenten.

3.2. Uitgangspunten

De activiteiten van de leden van de Raad van Bestuur, het Strategisch Comité, en het personeel van BEMAS die de activiteiten van deze comités ondersteunen zullen worden beheerst door de volgende uitgangspunten:

Het aanvaarden van de verplichting van de fiduciaire plicht naar BEMAS. Dit vereist de uitoefening van redelijke zorg bij het deelnemen aan BEMAS activiteiten. Fiduciaire plicht omvat de verantwoordelijkheden van eerlijkheid, trouw, zorg en loyaliteit. Vrijwilligers moeten handelen in het beste belang van de BEMAS, niet in hun eigen belang.
Het uitvoeren van de visie, missie en waarden van BEMAS hoog in het vaandel dragen, en de uitvoering ervan periodiek evalueren.
Zich houden aan de Belgische wetgeving op not-for-profit verenigingen, de BEMAS statuten, regels en gedragscode en schendingen van deze regels tijdig melden aan de voorzitter van BEMAS;
Bijdragen aan de goede werking van BEMAS door het ter beschikking stellen van uw specifieke competenties;
Toevoegen van waarde aan de Raad van Bestuur of het Strategisch comité;
Het bevorderen van de verspreiding van relevante kennis, technologie en goede praktijken op het gebied van Maintenance en Asset Management via de BEMAS-kanalen;
Er mee voor instaan dat de naam en het logo van BEMAS correct gebruikt worden.

3.3. Vertrouwelijkheid

Leden van de Raad van bestuur of het Strategisch Comité en het personeel van BEMAS hebben toegang tot informatie, die als geopenbaard aan buitenstaanders, schadelijk of gevoelig kunnen zijn voor het belang van BEMAS, of zelfs juridische aansprakelijkheid creëren. Deze informatie kan persoonlijk, financieel, contractueel, of juridisch van aard zijn. Vaak is dit soort informatie confidentieel en louter bedoeld voor gebruik in besluitvorming en bestuur. Dit soort informatie zal met de grootste vertrouwelijkheid behandeld worden en niet openbaar gemaakt aan een externe partij, met inbegrip van andere leden, zonder toestemming van de voorzitter of directeur van BEMAS.

3.4. Schendingen

Vermeende schendingen van de BEMAS gedragscode voor het personeel en de leden van de Raad van Bestuur en het strategisch comité moeten onmiddellijk aan de Raad van Ethiek van BEMAS worden meegedeeld op het adres, e-mailadres, telefoonnummer of faxnummer onderaan dit document.
De Raad van Ethiek is een semi-autonoom en onpartijdig lichaam binnen BEMAS die is belast met de uitvoering en handhaving van de BEMAS Gedragscodes. BEMAS heeft een eenvoudig klachtenproces opgesteld dat gemakkelijk te begrijpen is. Deze informatie is eenvoudig toegankelijk voor individuen op de website of door contact op te nemen met BEMAS voor hulp.
Schendingen van de gedragscode voor vrijwilligers en leden van comités kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen in overeenstemming met de betreffende documenten. Gevolg kan onmiddellijke beïndiging van het lidmaatschap van BEMAS zijn.

3.5. Veranderingen

Wijzigingen aan de gedragscode voor het personeel en de leden van de Raad van Bestuur en het strategisch comité zijn afhankelijk van volgende voorwaarden:

Wijzigingen moeten minstens 3 maanden op voorhand worden voorgelegd aan de Raad van Bestuur met een verzoek om commentaar in te dienen;
De wijzigingen kunnen allen worden aangenomen met een twee-derde meerderheid, mits een quorum van leden van de Raad van Bestuur aanwezig is.

4. De Raad van Ethiek

4.1. Doel van de BEMAS Gedragscodes

Deze collectie van de BEMAS Gedragscodes is bedoeld als een centrale informatiebron en naslagwerk voor gebruikers ter ondersteuning van de dagelijkse besluitvorming. De BEMAS Gedragscodes zijn bedoeld om het welzijn van de leden te waarborgen en om de reputatie en integriteit van BEMAS te beschermen.

4.2. Inzet voor de handhaving van de BEMAS Gedragscodes

Voor een deel zijn de BEMAS Gedragscodes opgericht om de leden en medewerkers te inspireren om het hoogste niveau van competentie te bereiken en te behouden en zich te gedragen op een manier die de hoogste normen van integriteit en ethische principes zouden handhaven. Dit inspirerend gedrag is niet bedoeld als discretionair, maar wordt van alle leden en medewerkers verwacht.

4.3. De BEMAS Raad van Ethiek en haar rol

BEMAS heeft de Raad van Ethiek opgericht en beladen met de verantwoordelijkheid voor het onderhoud en beheer van de BEMAS Gedragscodes en met het opleiden van individuen met betrekking tot de betekenis ervan. Echter, mensen moeten begrijpen dat er beperkingen zijn op de mogelijkheid van de raad van ethiek om de BEMAS Gedragscodes af te dwingen.

Zo is de bevoegdheid van de raad van Ethiek beperkt. De raad kan slechts worden belast met klachten rond volgende categorieën personen of rechtspersonen: BEMAS leden, BEMAS bestuursleden, BEMAS Vrijwilligers en comité-leden. "Leden" zijn degenen die de huidige BEMAS lidmaatschap houden of kandidaten zijn voor het lidmaatschap. De Raad van Ethiek aanvaardt echter klachten vanwege natuurlijke personen of rechtspersonen die geen lid zijn.

Daarnaast is de Raad van Ethiek is niet belast om actief onderzoeken in te stellen. BEMAS kan uiteraard geen dagvaardingen uitspreken en kan getuigen ook niet dwingen bewijsstukken te produceren. Dit soort opdringerige benadering zou ook de relatie die BEMAS die heeft met zijn leden ondermijnen..

4.4. Het indienen van een klacht

Het proces voor het indienen van klachten is ontworpen om eerlijkheid te garanderen en te zorgen voor een eerlijk proces. Natuurlijke personen of rechtspersonen beschuldigd van het overtreden van de Code of Ethics (respondenten) zijn voorzien van de mogelijkheid om te reageren op de aantijgingen tegen hen en verdere herziening van en beroep tegen negatieve beslissingen in te dienen. Dit recht op een eerlijk proces is een belangrijke reden dat de Raad van Ethiek geen anonieme klachten zal accepteren.

De klager kan een vertekend beeld geven en de respondent heeft de identiteit van de klager nodig om te kunnen reageren. Om dezelfde reden zal de Raad van Ethiek geen klachten aanvaarden van vermeende schendingen van de Ethische Code die dateren van meer dan 180 dagen voor het indienen van de klacht.

4.5. Berechting en Bevindingen

De Raad van Ethiek zal enkel rekening houden met bewijzen die door de klagers en de respondenten worden verstrekt om haar besluit te nemen. Tijdens de besluitvoering wordt er geen enkele informatie verstrekt aan derde personen, organisaties of agentschappen. Indien de raad van Ethiek vaststelt dat er onvoldoende bewijs was om vast te stellen dat een schending van de Code zich voordeed, zullen beide partijen op de hoogte worden gebracht van deze definitieve beslissing van de raad.

Wanneer er een overtreding is vastgesteld zal de raad aangeven welke specifieke regels werden overtreden en welke sanctie hiervoor passend is.

4.6. Sancties en openbaarmaking

De sanctie opgelegd door de raad van ethiek kan geheim of openbaar zijn. Hoewel een publieke sanctie controversieel kan zijn, zorgt het openbaar maken op zich voor een deel van de sanctie. Dit kan voor alle betrokken partijen duidelijk maken wat de gevolgen zijn van het overtreden van de Ethische code, en dat BEMAS bereidt is deze regels af te dwingen.

Mogelijke sancties zijn: een berisping (privé), afkeuring (een openbare berisping), of inhouding, opschorting of intrekking van het lidmaatschap voor een periode van x jaren, tot definitief. In het geval van inhouding, opschorting of intrekking van het lidmaatschap, moet de sanctie te worden bevestigd door het bestuur.

5. Het indienen van een klacht van de Vermeende Overtreding van de BEMAS Gedragscodes

5.1. De klachtenprocedure

Als een klacht aangaande een schending van de BEMAS Gedragscodes wordt ingediend bij Raad van Ethiek (RE) wordt de klachtenbehandeling opgestart. Wanneer iemand overweegt een klacht in te dienen moet hij of zij rekening houden met:

de RE heeft slechts bevoegdheid om klachten te behandelen tegen personeel of leden van BEMAS;
de indiener van de klacht (de "klager") moet geen lid zijn;
de RE accepteert geen anonieme klachten of klachten ingediend 180 dagen na de vermeende inbreuk;
de RE accepteert klachten ingediend via de post, e-mail of fax en zal geen klachten ingediend via de telefoon aanvaarden;
een kopie van de klacht, een schriftelijke verklaring van de klacht, en alle ondersteunende documentatie zal worden verstrekt aan de persoon tegen wie de klacht is ingediend (hierna de verweerder).

5.2. Hoe maak je een klachtendossier?

De klacht moet het volgende omvatten:

een schriftelijke verklaring van de klacht (gemaakt met een tekstverwerker) die de informatie en de feiten waarop de klacht is gebaseerd bevat;
Eventuele aanvullende documenten en bewijs dat de beschuldigingen bevestigt en ondersteunt, indien van toepassing;
Als de aanvullende documentatie vertrouwelijke informatie zoals cliënt / patiënt / arbeidsverleden bevat, moet deze verborgen worden en eventueel vervangen door een letter of cijfer code, indien nodig;
indien een klacht met dezelfde beschuldigingen eerder werd ingediend bij een andere instantie gelieve dan kopieën toe te voegen van alle correspondentie waaruit blijkt bij wie deze werd ingediend, datum van indiening, en of / hoe de zaak werd opgelost;
handtekening van de persoon die klacht indient.

Stuur de schriftelijke verklaring van de klacht, en eventuele aanvullende documentatie in een envelop gemarkeerd VERTROUWELIJK naar:

BEMAS
Raad van Ethiek
Bd. A. Reyerslaan 80
BE-1030 Brussel

5.3. Wat moet worden vermeld in de verklaring van de klacht?

Feiten en bewijzen te leveren in uw verklaring van de klacht kunnen omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

Datum van het incident/incidenten;
uw relatie tot de verweerder;
locatie van incidenten;
hoe en wanneer de vermeende overtreding werd gezien;
acties, praktijken en gedrag van de verweerder waarvan je denkt dat het overtredingen zijn van de BEMAS gedragscodes;
beschrijvingen en kopieën van alle communicatie met anderen over dit incident;
beschrijvingen en data van de genomen maatregelen, indien aanwezig, om te proberen om de situatie recht te zetten voorafgaand aan het indienen van deze klacht;
beschrijvingen en data van communicatie met de Verweerder over uw bezorgdheden en alle ontvangen reacties;
ondertekende en gedateerde getuigenverklaringen;
kopieën van alle andere materialen en bewijs dat uw bewering bevestigd;
informatie over de feiten en omstandigheden in uw klacht, die ook het onderwerp zijn van een klacht aan andere regelgevende instanties of die een juridische aanpak vragen.

Klagers moeten elke bepaling van de BEMAS Gedragscodes noemen waarvan ze denken dat deze geschonden is, gevolgd door een overzicht van de bewijzen voor iedere bewering.

5.4. Hoe u uw klacht voorbereiden?

Bij de voorbereiding van uw documentatie, gelieve rekening te houden met:

maak uw verklaring met een tekstverwerker;
gebruik geen gekleurde lettertypen, highlights of schaduw tekst, maar gebruik onderstreping of kaders om bepaalde zaken te benadrukken.
Maak geen gaatjes in de documenten;
Print alle documenten enkelzijdig af.

5.5. Klacht Follow-Up

De Klager ontvangt een ontvangstbewijs van de klacht van de Raad van Ethiek. Wanneer de RE niet bevoegd is om de klacht te behandelen zal deze teruggestuurd worden naar de klager met de nodige uitleg.

Wanneer de klacht wel ontvankelijk is, krijgt de klager een document rond de opheffing van de geheimhoudingsplicht, dat ondertekend moet teruggestuurd worden naar BEMAS. Dit document laat toe dat BEMAS een kopie van de klacht en bewijsstukken doorstuurt naar de verweerder voor een reactie op de vermeende schendingen.

De RE komt samen binnen de 3 maanden na ontvangst van een klacht. Afhankelijk van de vergaderschema’s van de RE en het feit of de verweerder gebruik maakt van de beroepsprocedure kan het dus tussen 4 en 12 maanden duren eer de RE haar definitieve beslissing neemt.

Geen informatie over de zaak zal worden verstrekt aan klagers vóór de RE haar definitieve besluit neemt.

Voor algemene vragen over de klachtenproces, neem contact op met:

BEMAS - Belgian Maintenance Association vzw, A. Reyerslaan 80 - BE-1030 Brussel
Tel: +32 2 706 85 41 - Fax: +32 2 706 85 42 - info@bemas.org

Contact

Als u vragen heeft over deze gedragscodes of als u BEMAS op de hoogte wilt stellen over mogelijke gevallen van inbreuk, neem dan contact met ons op:

BEMAS - Belgian Maintenance Association vzw
Raad van Ethiek

A. Reyerslaan 80

BE-1030 Brussel

Tel: +32 2 706 85 41 - Fax: +32 2 706 85 42 - info@bemas.org