Heb jij nooit last van een tekort aan spare parts?

Dan heb je vast creatieve monteurs, maar ook hoge kosten

 

Het lijkt wel of machines en systemen nooit ‘down’ zijn door een gebrek aan spare parts. Dit houdt me nu alweer een tijdje bezig. Nu loop ik al meer dan 30 jaar rond in de wereld van onderhoud en spare parts en eigenlijk hoor ik onderhouds- of asset managers nooit klagen over de beschikbaarheid van parts. En dat terwijl ik in mijn jaren als consultant vaker beschikbaarheden van spare parts meet die lager zijn dan 80%, dan die groter zijn dan 95%. Dat betekent dat techneuten minimaal één op de vijf keer een artikel niet direct uit het magazijn kunnen meenemen en soms zelfs tot weken of maanden moeten wachten. Dit gaat niet op voor de grijpvoorraad-artikelen zoals schroeven en bouten, maar wel regelmatig voor artikelen die kritisch zijn voor de beschikbaarheid van machines en systemen… en toch zijn deze dan niet ‘down’. Wat mis ik?    

 

Het is dan ook niet verbazingwekkend dat onderhouds- of asset managers zich geen zorgen lijken te maken over de voorraad aan reservedelen in hun magazijn. Maar is dat terecht? Om meer inzicht te geven in het directe verband tussen spare parts en beschikbaarheid van systemen, schreef ik eerder al een artikel over “Draaiende assets met minder reservedelen - het kan!”. Maar misschien had ik me beter eerst deze vraag kunnen stellen. Maar goed, beter laat dan nooit. Geldt dit laatste overigens ook voor spare parts? 

 

Dit lossen we wel even op

In mijn vroegere jaren ben ik een aantal keren met technici op pad (of op stap…) geweest. Ik herinner me dat technici het niet kunnen hebben dat zij een machine of systeem niet kunnen repareren. Als zij na een bezoek aan het magazijn onverrichter zaken naar hun onderhoudsklus terugkeerden hadden ze onderweg al bedacht hoe ze dit varkentje gingen wassen. Daarbij is niets hen te dol: met duct tape kom je echt heel ver.

Vaak genoeg liggen ook andere mogelijkheden voor de hand, zoals het gebruiken van ‘Next Higher Assemblies’ (subsystemen op een hoger liggend niveau in de “Bill of Material”) of het kannibaliseren van het benodigde artikel uit een machine of systeem die in onderhoud is. Deze alternatieve oplossingen brengen een snelle oplossing maar ook behoorlijke extra kosten met zich mee. 

Het resultaat hiervan is dat de machine, of het systeem, weer inzetbaar is. Iedereen blij, op het eerste gezicht dan. 

 

Voorkomen is beter dan genezen

Een gevolg van zo’n snelle oplossing is dat bestaande, en mogelijk nieuwe, problemen en risico’s niet zichtbaar worden. Denk hierbij aan:

•    Is het voorraadmanagement niet op orde? 
•    Is er niet tijdig genoeg een reservering voor het benodigde materiaal gemaakt?
•    Komen leveranciers hun contractuele verplichtingen niet na? 
•    Hoe betrouwbaar is de alternatieve fix?
•    Hoe lang blijft die fix betrouwbaar genoeg? 
•    Welk risico lopen we met deze alternatieve fix? 

Allemaal vragen die door de gekozen alternatieve oplossing niet voor het voetlicht van het (hogere) management komen. Daardoor kunnen mogelijke problemen, waar het management zich niet bewust van is, blijven bestaan. 

 

De 'Just In Time'-filosofie (JIT) ook toepasbaar in onderhoud

Dit doet me denken aan het beroemde plaatje over de JIT-filosofie uit “Guide to Make in Supply Chain Management, Colin Scott, Henriette Lundgren, Paul Thompson”

Laat je problemen bestaan en zorg je voor voldoende voorraad en alternatieve oplossingen? Of wil je problemen oplossen waardoor er minder voorraad nodig is zonder mis te grijpen op de juiste momenten? Deze laatste optie levert ook onderhouds- en asset managers veel op: 
•    Geen wachttijden voor spare parts
•    Geen rework waarin de duct tape moet worden vervangen door de goede spare
•    Geen kannibalisaties 
•    Geen risico’s door een onbetrouwbare alternatieve fix
•    Lagere kosten door een betere (lagere) voorraad

 

Beter laat dan nooit

Een beter voorraadmanagement van reservedelen leidt tot genoeg voordelen en lagere kosten op de langere termijn die iedere onderhouds- of asset manager zou (moeten) willen realiseren. En alhoewel duct tape op het eerste oog een lucratieve oplossing lijkt, zou dat niet de weg moeten zijn naar lagere kosten. 

Om een juist beeld te krijgen over wat er in uw organisatie allemaal gebeurt wanneer spare parts (eens) niet beschikbaar zijn, en welke risico’s daarmee gepaard gaan, moet je dus eens onder water kijken, of “het waterpeil laten zakken”. 

‘Beter laat dan nooit’ is het tijd om hiermee aan de slag te gaan zodat de benodigde spare parts ‘Just in Time’ in plaats van ‘te laat’ worden geleverd. 

Wil je leren hoe dit allemaal in zijn werk gaat? Aarzel dan niet om deel te nemen aan de BEMAS opleiding Voorraadbeheersing van spare parts.

 

 

Door Jürgen Donders, Gordian Logistic Experts