Strategisch uitbesteden van technische onderhoudstaken

Wat zijn onze kerntaken en wat kunnen we beter uitbesteden? Hoe organiseren we dit op een professionele manier? Veel asset owners stellen zich deze vragen. Uitbesteden is één zaak, maar je moet er ook voor zorgen dat dit waarde toevoegt aan je business.

Strategisch uitbesteden is meer dan een buitenfirma inschakelen om een aantal onderhoudstaken uit te voeren.

In een eerste stap leer je bepalen wat je wilt uitbesteden (en wat niet). Naast het bepalen van de juiste strategie voor het uitbesteden van onderhoud is het cruciaal de juiste partner te selecteren. Als asset owner is het belangrijk om je verwachtingen helder te definiëren.

Tot slot leer je de juiste contractvorm definiëren in functie van de belangrijkheid van de installaties en taken, maar ook in functie van de maturiteit van de (potentiële) externe partners. Dit is een belangrijke basis om te werken aan een duurzame samenwerking met een “win-win” voor alle partijen.

Je krijgt tijdens deze training een antwoord op o.a. de volgende vragen:

• Hoe stel je een uitbestedingsstrategie op in functie van de noden van je organisatie?
• Wat is de rol van criticaliteit van de assets bij uitbesteden?
• Welke zijn de verschillende contracttypes? 
• Hoe definieer je als opdrachtgever het juiste contracttype, de daarbij behorende relevante requirements (zoals o.a. nakomen van afspraken, reduceren van kosten, aanleveren van specifieke expertise, verbeteren/realiseren van prestaties, …) en de SLA’s? 
• Hoe selecteer je de juiste partner (long list-short list) om de samenwerking tot een succes te maken (win-win)?
• Welke zijn de voor- en nadelen van een gestructureerd uitbestedingsproces? 
• Hoe bereid je je als asset owner voor op de start van het contract?
• Hoe zorg je voor een correcte opvolging en monitoring tijdens de looptijd van een (langdurige) samenwerking? 
• Wat na de looptijd van het contract? Opteren voor beëindiging of hernieuwing? Wat is het belang van conditiemeting en data-overdracht?

Tijdens deze opleiding leer je:

●    Bepalen van wat en hoe je taken wilt uitbesteden (uitbestedingsstrategie)
●    Begrijpen welke soorten onderhoudscontracten er bestaan en wat de voor- en nadelen zijn van elk type
●    Requirements opstellen in functie van het contracttype
●    Het vastleggen van objectieve criteria om een contractor te selecteren en om een bijhorende long list-short list op te stellen.
●    De mechanismen in onderhoudscontracten begrijpen om op die manier vaak voorkomende valkuilen en problemen te kunnen vermijden
●    Hoe je contractors met prestatie indicatoren kunt opvolgen en bijsturen tijdens de looptijd van een contract
●    Hoe je een contract implementeert bij de opstart en hoe je een contract beëindigd of hernieuwd
●    Het toepassen van een structurele tender methodiek, inclusief inzoomen op voordelen en valkuilen
●    Hoe je een goede tandem vormt tussen onderhoud en aankoop bij het uitbesteden van onderhoud

Dag 1:

• Link tussen uitbesteden van onderhoud en economische context. 
• Bepalen van de uitbestedingsstrategie in functie van de:
  • criticaliteit van de assets
  • competentie- en capaciteitsbehoeftes
  • verschillende niveaus met rollen en verantwoordelijkheden
  • strategische keuzes: high end & low end activiteiten en capaciteit noden
• verschillende contracttypes
  • Inspanningscontracten
    • Time & Material contracten
    • Unit Rate contracten
  • Prestatiecontracten
  • Resultaatcontracten
  • Hoe past detachering en tijdelijke inhuur hierin?
  • Kenmerken van de verschillende contracten (e.g. EPC, DBFM)
  • Voor- en nadelen van uitbesteden per contractvorm
• Selectie en evaluatie van contractoren
  • Beschrijven van requirements
  • Evaluatiecriteria van contractoren
  • Hoe de maturiteit in kaart brengen om contractoren met elkaar te vergelijken
  • Opstellen van longlist-shortlist

Dag 2:

• Vaak gebruikte PI’s en KPI’s waarmee de prestatie van contractors en de goede werking van het contract kan worden opgevolgd en bijgestuurd
• Hoe je organisatie intern klaarmaken?
  • Implementeren van een contract binnen de organisatie
  • Hoe omgaan met externen in je bedrijf en waarop letten
• Structureel tenderproces toepassen
  • Agenda opstellen
  • RFI-fase
  • RFQ-fase
  • Questionnaires
  • Voordelen en valkuilen
• Mogelijke valkuilen in onderhoudscontracten
• Voorbereiden van transities (stoppen van een uitbesteding - overdracht naar een nieuwe contractor)

Tijdens de opleiding koppelen we theorie aan praktische voorbeelden. Deelnemers kunnen eigen ervaringen of concrete vragen rond uitbesteding inbrengen als uitgangspunt van de interactieve oefeningen.