Draaiende assets met minder reservedelen - het kan!

Door Jürgen Donders, Gordian Logistic Experts

Tijdens mijn 16-jarige carrière bij de Koninklijke Luchtmacht leerde en ervaarde ik dat het al of niet ter beschikking hebben van de juiste reservedelen de beschikbaarheid van technische systemen beïnvloedt. Op vliegbasis Volkel stonden vliegtuigen stil vanwege een tekort aan reservedelen terwijl die in Kleine-Brogel in België (68 km zuidelijk) op voorraad waren. Voor zogenaamde consumables of verbruiksdelen wisselde ik maandelijks onderdelen uit met mijn Belgische collega’s. Daardoor losten we elkaars tekorten op en verbeterde de beschikbaarheid van de reservedelen en daarmee de inzetbaarheid van de vliegtuigen.

Na mijn Luchtmacht-carrière deel ik nu mijn kennis en ervaring als consultant bij Gordian met service- en onderhoudsmanagers in diverse industrieën. Ik ervaar hierbij dat maar weinigen beseffen dat voorraadmanagement voor reservedelen zo enorm afwijkt van de algemeen bekende en beschikbare voorraadmanagementmethoden en -technieken. Het gevolg hiervan is dat veel service- en onderhoudsorganisaties ondanks hoge voorraden reservedelen toch veel problemen hebben met de tijdige beschikbaarheid van de juiste reservedelen.

 

Reservedelen- en systeembeschikbaarheid gaan hand in hand

De directe relatie tussen de tijdige beschikbaarheid van reservedelen en systeembeschikbaarheid (in dit voorbeeld de inzetbaarheid van vliegtuigen) wordt duidelijk aan de hand van onderstaande eenvoudige getallenvoorbeelden. Een technisch systeem is ‘Up’ (hij doet het, groen in onderstaand plaatje) of ‘Down’ (hij doet het niet, rood in onderstaand plaatje). In de tijd dat een systeem down is wordt er onderhoud uitgevoerd of wacht het systeem daarop. Die wachttijd wordt veroorzaakt door het niet direct beschikbaar hebben van één van de 4 M’s: Mensen, Middelen, Methoden of Materialen . 

In de normale situatie in onderstaand plaatje bestaat de ‘Down’-tijd (28% per jaar) voor de helft uit wachten op materialen (14%) en voor de andere helft uit het daadwerkelijke onderhoud (14%). 

 

Stel je nu eens voor dat we de wachttijd met 50% kunnen reduceren door een betere beschikbaarheid van reservedelen. Dan stijgt de uptime van het technisch systeem met 5% van 72% naar 77%.

 

Het ene voorraadbeheer is het andere niet

Het managen van voorraden t.b.v. service en onderhoud wijkt wezenlijk af van de alom bekende en gehanteerde methoden omdat:

  • de vraag naar reservedelen laag en mede daardoor onvoorspelbaar is, 
  • reservedelen soms kritisch en/of repareerbaar zijn, 
  • lever- en reparatietijden lang en onbetrouwbaar en
  • de prijs enorm hoog kan zijn. 

Vergelijk maar eens de vraag naar pakken koffie in de supermarkt met de vraag naar een willekeurig onderdeel (benzinepomp, startmotor, dynamo, etc.) in een autogarage. 

Onderwerp

Koffie

Auto-onderdeel

Vraag

Groot en stabiel – goed voorspelbaar

Klein en onverwacht – lastig voorspelbaar

Gebruik

Eenmalig, verbruikt, geconsumeerd

Meermalig gebruik – gereviseerde onderdelen beschikbaar, reparatie mogelijk

Logistieke keten

Eén richting – van plant tot klant

Grotendeels gesloten keten tussen gebruik en revisie/reparatie en soms verschrotingen

Belang - kriticiteit

Klein – er zijn meerdere merken beschikbaar

Groot – Afhankelijk van merk en type past maar 1 specifiek onderdeel

Voorraad

In de winkel

Specifieke onderdelen niet op voorraad

Levertijden

Kort en stabiel

Kunnen lang en onbetrouwbaar zijn afhankelijk van het benodigde onderdeel

Prijs

Laag

Hoog

De (standaard) voorraadmanagementtechnieken en -systemen die tijdens opleidingen worden gedoceerd en in ERP en voorraadmanagementsystemen beschikbaar zijn, zijn gericht op artikelen zoals koffie. De vraag is voorspelbaar op basis van de vraag in het verleden, van retouren is vrijwel geen sprake en levertijden zijn stabiel. Voorraad voor koffie is een trade off tussen kosten van voorraadhouden en bestelkosten gegeven een bepaalde vraag. Dat gaat voor reservedelen niet op. Die voorraadbeslissing is gebaseerd op hele andere zaken; er zijn veel meer onzekerheden. 

Ook onderhoudsmanagementsystemen houden geen rekening met deze karakteristieken. Daarin wordt dit opgelost door handmatige min- en maxniveau’s in te voeren.

Over een betere balans tussen de beschikbaarheid van reservedelen en de benodigde voorraad publiceerde Gordian al veel en dat herhalen we hier slechts kort. Door de volgende maatregelen creëren we de juiste service- of onderhoudsvoorraad: 

  • Onderscheid maken in reservedelen voor planbaar (preventief) onderhoud en niet planbaar (correctief) onderhoud. In het generieke voorraadbeheer vergelijkbaar met het onderscheid tussen afhankelijke en onafhankelijke vraag. 
  • Reservedelen voor niet planbaar onderhoud segmenteren: relatief goedkope snellopende verbruiksartikelen vragen andere instellingen en technieken dan relatief dure, langzaam lopende en repareerbare artikelen.
  • Toepassen van beter passende statistische modellen en vraagvoorspellingstechnieken.
  • Rekening houden met (in service en onderhoud veel voorkomende) onbetrouwbare lever- en reparatietijden. 

Inmiddels hebben wij al meer dan 100 keer op basis van transactionele data uit ERP- of maintenance managementsystemen organisaties geholpen om de beschikbaarheid van reservedelen te verbeteren, tegen (veel) lagere voorraden én tegen lagere logistieke kosten. Deze besparingen betreffen niet de ‘theoretische’ kosten, maar daadwerkelijke ‘cash-out’-besparingen. 

 

Blijven verbeteren met een continu verbeterproces

Voordat er überhaupt wordt gedacht aan interventies is het noodzakelijk om bewustzijn te creëren over het verbeterpotentieel. Start daarom altijd met een scan en kwantificeer het verbeterpotentieel. Zodra het besef er is van een geweldige business case pak je door: afhankelijk van het volwassenheidsniveau van het voorraadmanagement voer je projectmatige verbetertrajecten uit. Eén daarvan is de implementatie van een (voor service en onderhoud) passend voorraadmanagementsysteem voor reservedelen. Zo’n systeem is gebaseerd op en omvat een volledig gesloten Plan-Do-Check-Act cyclus waardoor het voorraadmanagement voor reservedelen voortdurend verbeterd wordt. 

Ben je getriggerd en besef je dat je een voorraadmanagementsysteem voor koffie toepast op reservedelen? Bekijk dan eens de opleiding Voorraadbeheersing van spare parts die BEMAS samen met Gordian Logistic Experts organiseert, of neem eens contact op met ons. Ik maak je graag bewust van de kansen die er nog liggen. De kans is groot dat we de systeembeschikbaarheid flink kunnen verhogen tegen lagere voorraden en logistieke kosten. 

 

Jürgen Donders
Ervaringsdeskundige

 

 

*  We zijn ons ervan bewust dat de dagelijkse realiteit weerbarstiger is dan dit vereenvoudigde voorbeeld door redundantie, tijdelijk functieverlies en -herstel, praktische noodoplossingen, crashacties leverancier, etc. Hierdoor wordt vaak de pijn niet of minder gevoeld. Het kost echter wel geld en energie. Beter voorraadmanagement leidt tot minder verspilling van geld en energie.